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Ausschreibung: Veranstaltungsort - DE-Berlin
Event-Organisation
Dokument Nr...: 817224-2023 (ID: 2023032306360407565)
Veröffentlicht: 23.03.2023
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  Veranstaltungsort für die 96. Vollversammlung des Deutschen Bundesjugendring e.V.
1) Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle: Offizielle Bezeichnung:
Veranstaltungsort für die 96. Vollversammlung des Deutschen Bundesjugendring e.V.;
Bereich/Abteilung: Geschäftsführung;
Straße, Hausnummer: Mühlendamm 3;
Postleitzahl: 10178;
Ort: Berlin;
Land: DE;
Telefon: +49 3040400419;
Internet-Adresse: www.dbjr.de;
E-Mail: sabine.welter@dbjr.de
Den Zuschlag erteilende Stelle: s.o.
Stelle, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge einzureichen sind: s.o.
2) Verfahrensart: Öffentliche Ausschreibung, Vergabenummer: 2300
3) Form, in der Teilnahmeanträge oder Angebote einzureichen sind: Angebote können nur elektronisch abgegeben werden.
4) Ggf. in den Fällen des  29 (3) die Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und die Informationen zum Zugriff auf die
Vergabeunterlagen: nicht angegeben
5) Art und Umfang der Leistung: 1. Bedarfsbeschreibung
2. Daten zur Leistungserbringung
1. Zeitraum
2. Teilnehmende
3. Raumbedarf
4. Verpflegung
1. Bedarfsbeschreibung
Für die Durchführung der 96. Vollversammlung des Deutschen Bundesjugendring e.V. (kurz DBJR) vom 28.-29.10.2023 mit bis zu
160 Teilnehmenden wird ein Veranstaltungsort gesucht. Bestandteil dieser Ausschreibung sind die Bereitstellung eines großen
Versammlungsraumes, mehrerer Gruppenräume, Tagungstechnik sowie die Bereitstellung von tagungsüblichen Getränken und Snacks,
sowie Mittags- und Abendessen in Buffetform.
Das Eintreffen der Teilnehmenden ist für den 28.10.2023 zwischen 8-10 Uhr geplant. Veranstaltungsende ist am 29.10.2023 gegen
16 Uhr. Aufgrund der erwarteten Teilnehmendenzahl richtet sich die Ausschreibung an einen Ort an dem sich Tagungsräume und
Räume zur Einnahme der Mahlzeiten in einer Liegenschaft oder max. 5 Minuten Fußweg auseinander befinden.
Lage und Erreichbarkeit des Veranstaltungsortes:
 der Veranstaltungsort sollte im Land Berlin gelegen sein
 der Veranstaltungsort muss eine gute Anbindung an den ÖPNV haben da die Anreise der Teilnehmenden überwiegend mit der
Deutschen Bahn erfolgt.
2. Daten zur Leistungserbringung
1. Zeitraum:
28.-29. Oktober 2023
28. Oktober 2023
 Anreise zwischen 9.00-10.00 Uhr
 10.00 Uhr Eröffnung der Versammlung
 13.00 Uhr Mittagessen in Buffetform
 14-19 Uhr Tagung
 16 Uhr Kaffeepause
 ab ca. 19.30 Uhr Abendessen in Buffetform
 ca. ab 20.00 bis 3.00 Uhr Fest im Versammlungsraum
29. Oktober 2023
 Beginn der Tagung um 9.00 Uhr
 12.30-13.30 Uhr Mittagessen in Buffetform
 16 Uhr Ende der Veranstaltung
2. Teilnehmende
Insgesamt ca. 160 Teilnehmende.
3. Raumbedarf
Anforderungen an die Ausstattung des großen Versammlungsraumes:
Die Ausstattung des großen Versammlungsraumes umfasst eine Einrichtung von Tischgruppen für 160 Personen, wobei jede
Tischgruppen jeweils Kapazität für 6-8 Personen bieten soll.
Des Weiteren wird vorne im Raum ein Podium mit 11 Sitzplätzen benötigt. Dieses soll durch Bühnenelemente erhöht sein. Es
kann auch auf einer fest verbauten Bühne eingerichtet werden.
Anforderungen an die Tagungstechnik im großen Versammlungsraum
Tontechnik:
 Ausstattung des Podiums mit entsprechender Anzahl an Mikrofonen für die Sprecher*innen, 3 Vorschaumonitore am Boden und
Steckdosen und den entsprechenden notwendigen technischen Materialien
 4 Stativ-Saalmikrofone
 Ausreichende Anzahl an Steckdosen an den Tischgruppen
 Beamer bzw. Bildschirme zur Visualisierung des laufenden Programmes und der Textarbeit. Der Beamer muss für Textarbeit
geeignet sein.
 Einrichtung von zwei Arbeitsplätzen in der visuellen Nähe zum Podium mit der Möglichkeit an diesen Arbeitsplätzen Computer
mit dem Beamer zu verbinden.
 Benötigt wird eine ausreichend gute Internetleitung (mind. 100 MBits Download) für diese Anzahl von Personen um
browserbasierte gemeinsame Textarbeit durchzuführen und ggf. Live-Streaming möglich zu machen
 Möglichkeit der Audioaufzeichnung der gesamten Versammlung
 Benötigt wird eine Betreuung der Technik während der gesamten Veranstaltung.
Anforderungen an die Gruppenräume:
Es werden 5 Gruppenräume benötigt.
Die Gruppenräume können unterschiedliche Größen haben. Einer der Räume sollte ca. 40 Personen fassen können, zwei Räume
sollten für 15-20 Personen ausgelegt sein. Die zwei weiteren Räume sollten jeweils ca. 5-8 Personen fassen.
Bestuhlung: Tische und Stühle für die Anzahl an Personen, die der Raum fassen kann. In den Gruppenräumen wird keine Technik
benötigt.
Die Nutzung des großen Versammlungsraumes und der Gruppenräume muss in der Nacht vom 28.-29.10.2023 bis 3 Uhr möglich sein.
Alle zu nutzenden Räumlichkeiten, Wege und Zugänge sollen barrierefrei sein.
4.Verpflegung
Die genauen Zeiten, die Menüauswahl und das Menüangebot werden durch die Auftraggeberin mit dem Veranstaltungsort abgestimmt.
Die Tagungsgetränke können optional in Form einer Getränkepauschale angeboten werden. Dabei muss die Pauschale pro Stunde
pro Person angegeben werden.
Ausgenommen von der Getränkepauschale sind die zusätzlichen Getränke zum Abendessen und zum anschließenden Ausschank. Diese
müssen nach Verbrauch abgerechnet werden. Hier sind im Angebot die Preise pro ausgegebener Einheit anzugeben. Dies gilt
ebenfalls für alle weiteren Tagungsgetränke sofern keine Getränkepauschale angesetzt werden kann.
Tagungsgetränke
 Kaffee und Tee mit Milch und Milchalternativen an beiden Veranstaltungstagen
 Nicht-alkoholische Getränke Wasser medium und still, Softdrinks (keine Produkte der Coca-Cola Company) an beiden
Veranstaltungstagen von 9-22 Uhr.
 Zum Abendessen und bis 3 Uhr zusätzlich Rot- und Weißwein, Bier (alkoholisch- und nichtalkoholisch) mit Ausschank im großen
Versammlungssaal
Die Getränke, die zwischen 9-22 Uhr verfügbar sind, können von den Teilnehmenden eigenständig und durchgängig von einer
oder mehreren Servicestationen entnommen werden. Es ist kein Personal zur Ausgabe notwendig. Während des Abendessen und bis 3
Uhr ist ein Ausschank erwünscht.
Verpflegung
28. Oktober 2023
Mittagessen
 Kleines Buffet: vegetarisches/veganes Hauptgericht, Salat, Dessert (gern auch Suppe und belegte Brötchen)
Kaffeepause mit Obst und Keksen
Abendbuffet
 Hauptgang fleischhaltig, Hauptgang vegetarisch/vegan
 Salate
 Desserts
29. Oktober 2023
Mittagessen
 Salate, kleines Hauptgericht vegetarisch/vegan, Dessert
Ort(e) der Leistungserbringung: Postleitzahl: 10178; Ort: Berlin ; Land: DE
6) Ggf. Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose: entfällt, da keine losweise Vergabe
7) Nebenangebote sind zugelassen.
8) Etwaige Bestimmungen über die Ausführungsfrist: Beginn: 28.10.2023, Ende: 29.10.2023, gffs. Aufbautag am 27.10.23 wenn
nötig
9) Die Vergabeunterlagen werden auf der Vergabeplattform evergabe.de bereitgestellt. Ein unentgeltlicher Abruf ohne
Registrierung ist möglich unter https://www.evergabe.de/unterlagen/2721197/zustellweg-auswaehlen.
10) Angebotsfrist: 17.04.2023, 17:00 Uhr; Bindefrist: 15.05.2023
11) Höhe etwa geforderter Sicherheitsleistungen: nicht angegeben
12) Wesentliche Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind: Rechnung
13) Mit dem Angebot oder dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen, die der Auftraggeber für die Beurteilung der Eignung
des Bewerbers oder Bieters und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen verlangt: B. Checkliste der Anlagen, die von dem/der
Bieter*in einzureichen sind:
 Kurzes Formloses Anschreiben mit kurzer Selbstdarstellung
 Vollständiges Angebot mit:
 Detaillierter Kostenkalkulation
 Übersicht der technischen Ausstattung und Preisliste für die in der Leistungsbeschreibung angegebenen Technik
 Personalkosten für Service und Technik (Stundenlöhne)
 ANLAGE 3 und 4 (unterschrieben!)
14) Angabe der Zuschlagskriterien, sofern diese nicht in den Vergabeunterlagen genannt werden: entfällt, siehe
Vergabeunterlagen
Source: 4 https://service.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/evergabede/2023/03/5948404.html
Data Acquisition via: p8000000
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