(1) Searching for "2023032109044001400" in Archived Documents Library (TED-ADL)

Ausschreibung: Event-Organisation - DE-München
Event-Organisation
Dokument Nr...: 167366-2023 (ID: 2023032109044001400)
Veröffentlicht: 21.03.2023
*
  DE-München: Event-Organisation
   2023/S 57/2023 167366
   Auftragsbekanntmachung
   Dienstleistungen
   Rechtsgrundlage:
   Richtlinie 2014/24/EU
   Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
   I.1)Name und Adressen
   Offizielle Bezeichnung: Freistaat Bayern vertreten durch das Bayerische
   Staatsministerium für Wirtschaft, Landesentwicklung und Energie
   Postanschrift: Prinzregentenstraße 28
   Ort: München
   NUTS-Code: DE212 München, Kreisfreie Stadt
   Postleitzahl: 80538
   Land: Deutschland
   Kontaktstelle(n): Hillmann, Kathleen
   E-Mail: [6]zentralevergabestelle@stmwi.bayern.de
   Internet-Adresse(n):
   Hauptadresse: [7]https://www.auftraege.bayern.de
   I.3)Kommunikation
   Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
   vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
   [8]https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink
   /subproject/b20fee60-b3de-4149-8ae4-311a883290c6
   Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
   Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via:
   [9]https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink
   /subproject/b20fee60-b3de-4149-8ae4-311a883290c6
   I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
   Regional- oder Kommunalbehörde
   I.5)Haupttätigkeit(en)
   Allgemeine öffentliche Verwaltung
   Abschnitt II: Gegenstand
   II.1)Umfang der Beschaffung
   II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
   Rahmenvereinbarung Eventmanagement 2023-2027
   Referenznummer der Bekanntmachung: 2023KHI000004
   II.1.2)CPV-Code Hauptteil
   79952000 Event-Organisation
   II.1.3)Art des Auftrags
   Dienstleistungen
   II.1.4)Kurze Beschreibung:
   Für die Konzeption, Organisation und Durchführung der Veranstaltungen
   des StMWi soll eine Rahmenvereinbarung mit einem professionellen
   Dienstleister geschlossen werden.
   Die Rahmenvereinbarung umfasst alle Leistungen, die im Zusammenhang mit
   der Konzeption, Organisation und Durchführung von Fachtagungen und
   Kongressen, Messeauftritten, Preisverleihungen sowie sonstige
   Veranstaltungen und Veranstaltungsreihen des StMWi als digitale,
   hybride und Präsenzformate stehen. Nähere Details zum Leistungsumfang
   sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
   II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
   II.1.6)Angaben zu den Losen
   Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
   II.2)Beschreibung
   II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
   79952000 Event-Organisation
   II.2.3)Erfüllungsort
   NUTS-Code: DE212 München, Kreisfreie Stadt
   II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:
   Für die Konzeption, Organisation und Durchführung der Veranstaltungen
   des StMWi soll eine Rahmenvereinbarung mit einem professionellen
   Dienstleister geschlossen werden.
   Die Rahmenvereinbarung umfasst alle Leistungen, die im Zusammenhang mit
   der Konzeption, Organisation und Durchführung von Fachtagungen und
   Kongressen, Messeauftritten, Preisverleihungen sowie sonstige
   Veranstaltungen und Veranstaltungsreihen des StMWi als digitale,
   hybride und Präsenzformate stehen. Nähere Details zum Leistungsumfang
   sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
   II.2.5)Zuschlagskriterien
   Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind
   nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
   II.2.6)Geschätzter Wert
   II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
   dynamischen Beschaffungssystems
   Laufzeit in Monaten: 48
   Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
   Beschreibung der Verlängerungen:
   Grundlaufzeit: 2 Jahre ab Zuschlagserteilung, Optionen: zweimalige
   Verlängerungsoption um jeweils ein weiteres Jahr
   II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur
   Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
   Geplante Mindestzahl: 5
   Höchstzahl: 7
   Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:
   Der Auftraggeber wird auf Grundlage der eingegangenen Teilnahmeanträge
   fünf bis sieben Teilnehmer auswählen und bis zum 22.05.2023 zur Abgabe
   eines Angebotes auffordern. Zur Angebotsabgabe werden nur diejenigen
   Bewerber aufgefordert, die die oben genannten Teilnahmebedingungen
   erfüllen und deren Eignung anhand der vorgelegten Erklärungen und
   Unterlagen insgesamt die beste Prognose rechtfertigt, dass der Auftrag
   zweckgerecht und ordnungsgemäß erfüllt wird. Sollten nach Auswertung
   der Teilnahmeanträge an siebter Stelle mehrere Bewerber die gleiche
   Bewertung aufweisen, werden entsprechend mehr Bewerber zur
   Angebotsabgabe aufgefordert.
   Dabei werden folgende objektive Kriterien für den Teilnahmewettbewerb
   zugrunde gelegt:
   a) Anzahl an Referenzprojekten bezogen auf die Konzeption, Organisation
   und Durchführung von Präsenzveranstaltungen mit mehr als 300
   Teilnehmern, die über ein Rahmenprogramm (z.B. musikalische oder
   künstlerische Begleitung) sowie über mindestens drei unterschiedliche
   Vermittlungs- und Austauschelemente (z.B. Workshops, Pannels,
   Break-Out-Sessions) verfügen. (33,33 %)
   b) Anzahl an Referenzprojekten bezogen auf die Konzeption, Organisation
   und Durchführung von hybriden Veranstaltungen mit einem Q&A-Teil, der
   beiden Zuschauergruppen die Möglichkeit zur Fragestellung gibt, sowie
   einem weiteren interaktiven Element, das sowohl die Präsenz- als auch
   Online-Zuschauer einbindet (z.B. digitales Voting). Weiter muss belegt
   werden, dass die Umsetzung der Veranstaltung mit größerem technischen
   Aufwand verbunden war (z.B. mehrere Kameras mit Videoregie, Zuschaltung
   von Referenten, Einbindung von mehreren Video- oder Audiosequenzen).
   (33,33 %)
   c) Anzahl an Referenzprojekten bezogen auf die Konzeption, Organisation
   und Durchführung von Veranstaltungen für eine EU-, oberste Bundes- oder
   oberste Landesbehörde oder vergleichbar, bei denen eine Event-Webseite
   aufgesetzt worden ist inkl. digitales Anmeldetool mit
   Einladungsversand. Außerdem müssen unter den Teilnehmern hochrangige
   Gäste (z.B. Staatsminister/innen, hochrangige Branchenvertreter/innen
   oder Regierungsvertreter/innen) vertreten gewesen sein. (33,33 %)
   II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
   Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
   II.2.11)Angaben zu Optionen
   Optionen: ja
   Beschreibung der Optionen:
   zweimalige Verlängerungsoption um jeweils ein weiteres Jahr
   II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
   Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
   das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
   II.2.14)Zusätzliche Angaben
   Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
   Angaben
   III.1)Teilnahmebedingungen
   III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
   Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
   Zum Nachweis der Fachkunde und Leistungsfähigkeit (Eignung) der
   Bewerber sind dem Angebot die nachfolgend aufgeführten Erklärungen und
   Unterlagen beizufügen.
   Im Falle der Bildung einer Bewerbergemeinschaft oder der Berufung auf
   die Leistungsfähigkeit eines Dritten (Eignungsleihe) können sich die
   Angaben und Erklärungen für die einzelnen Unternehmen ergänzen, um die
   insgesamt erforderliche Leistungsfähigkeit des Bewerbers nachzuweisen.
   Sofern ein Bewerber bzw. eine Bewerbergemeinschaft zum Nachweis der
   Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch
   nehmen möchte, hat er nachzuweisen, dass ihm die für den Auftrag
   erforderlichen Mittel bei der Ausführung des Auftrags tatsächlich zur
   Verfügung stehen. Der Nachweis kann z.B. durch eine entsprechende
   unterschriebene Verpflichtungserklärung des Dritten erfolgen (vgl.
   Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen aus Arbeitsschritt
   "Teilnahmeunterlagen").
   Bei Bewerbern, die sich präqualifiziert haben, genügt bezüglich der vom
   Zertifikat abgedeckten Eignungskriterien, die Vorlage des Zertifikats
   des amtlichen Verzeichnisses präqualifizierter Unternehmen (AVPQ).
   Spezifischer Jahresumsatz:
   - Angaben über den spezifischen Jahresumsatz des Bieters in dem
   Tätigkeitsbereich des Auftrags (Konzeption, Organisation und
   Durchführung von Fachtagungen, Kongressen, Preisverleihungen,
   Messeauftritten sowie sonstigen Veranstaltungen, Veranstaltungs-reihen
   o.ä. als digitale, hybride und Präsenzformate) während der letzten drei
   abgeschlossenen Geschäftsjahre.
   Hinweis für Bewerber, die noch nicht volle drei Geschäftsjahre tätig
   sind: Die Angaben zu den Jahresumsätzen sind ab Zeitpunkt der
   Geschäftsaufnahme vorzulegen.
   Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
   Der Mindestjahresumsatz muss mind. 2.000.000  betragen.
   III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
   Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
   Zum Nachweis der Fachkunde und Leistungsfähigkeit (Eignung) der
   Bewerber sind dem Angebot die nachfolgend aufgeführten Erklärungen und
   Unterlagen beizufügen.
   Im Falle der Bildung einer Bewerbergemeinschaft oder der Berufung auf
   die Leistungsfähigkeit eines Dritten (Eignungsleihe) können sich die
   Angaben und Erklärungen für die einzelnen Unternehmen ergänzen, um die
   insgesamt erforderliche Leistungsfähigkeit des Bewerbers nachzuweisen.
   Sofern ein Bewerber bzw. eine Bewerbergemeinschaft zum Nach-weis der
   Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch
   nehmen möchte, hat er nachzuweisen, dass ihm die für den Auftrag
   erforderlichen Mittel bei der Ausführung des Auftrags tatsächlich zur
   Verfügung stehen. Der Nachweis kann z.B. durch eine entsprechende
   unterschriebene Verpflichtungserklärung des Dritten erfolgen (vgl.
   Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen aus Arbeitsschritt
   "Teilnahmeunterlagen").
   Bei Bewerbern, die sich präqualifiziert haben, genügt bezüglich der vom
   Zertifikat abgedeckten Eignungskriterien, die Vorlage des Zertifikats
   des amtlichen Verzeichnisses präqualifizierter Unternehmen (AVPQ).
   Referenzen:
   Vorlage von mind. 3 geeigneten Referenzen bezogen auf die Konzeption,
   Organisation und Durchführung von Veranstaltungen. Berücksichtigt
   werden Leistungen, die innerhalb der letzten 3 Jahre erbracht worden
   sind.
   Jede Referenz soll jeweils nicht mehr als eine DIN-A4-Seite,
   Schriftgröße Arial 12 pt. (einfacher Zeilenabstand), umfassen.
   Die Angabe der Referenzen soll wie folgt gegliedert sein:
   - Name des Empfängers (Dritten)
   - Erbringungszeitpunkt
   - Wert der erbrachten Leistung (aufgeteilt in Agentur- und
   Fremdleistungen)
   - inhaltliche Darstellung des Referenzprojekts sowie aussagekräftige
   Beschreibung von Art und Umfang der erbrachten Leistung
   - Angabe, welche Teile des Auftrags der Bieter unter Umständen als
   Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt.
   Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
   Mindestanforderungen:
   - Mindestens eine Referenz muss die Konzeption, Organisation und
   Durchführung einer Präsenzveranstaltung mit mehr als 300 Teilnehmern
   umfassen. Diese Veranstaltung muss über ein Rahmenprogramm (z.B.
   musikalische oder künstlerische Begleitung) sowie über mindestens drei
   unterschiedliche Vermittlungs- und Austauschelemente (z.B. Workshops,
   Pannels, Break-Out-Sessions) verfügen.
   - Mindestens eine Referenz muss die Konzeption, Organisation und
   Durchführung einer hybriden Veranstaltung umfassen. Diese Veranstaltung
   muss einen Q&A-Teil beinhalten, der beiden Zuschauergruppen die
   Möglichkeit zur Fragestellung gibt. Die Veranstaltung muss daneben
   mindestens ein weiteres interaktives Element beinhalten, das sowohl die
   Präsenz- als auch Online-Zuschauer einbindet (z.B. digitales Voting).
   Weiter muss belegt werden, dass die Umsetzung der Veranstaltung mit
   größerem technischen Aufwand verbunden war (z.B. mehrere Kameras mit
   Videoregie, Zuschaltung von Referenten, Einbindung von mehreren Video-
   oder Audiosequenzen).
   - Mindestens eine Referenz muss die Konzeption, Organisation und
   Durchführung einer Veranstaltung für eine EU-, oberste Bundes- oder
   oberste Landesbehörde oder vergleichbar umfassen. Für diese
   Veranstaltung muss eine Event-Webseite aufgesetzt worden sein inkl.
   digitales Anmeldetool mit Einladungsversand. Außerdem müssen unter den
   Teilnehmern hochrangige Gäste (z.B. Staatsminister/innen, hochrangige
   Branchenvertreter/innen oder Regierungsvertreter/innen) vertreten
   gewesen sein.
   Die geforderten Mindestanforderungen können auch innerhalb einer
   Referenz erfüllt werden. Mindestens zwei der drei Referenzen müssen
   zwingend abgeschlossen sein.
   III.2)Bedingungen für den Auftrag
   III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:
   - Abgabe einer Scientology-Schutzerklärung
   - Betriebshaftpflichtversicherung
   - Mindestanforderungen an das mit der Auftragsausführung betraute
   Personal (Projektteam):
   a) Sicherheitsüberprüfung des im StMWi einzusetzenden Personals
   Der Auftragnehmer ist verpflichtet, nur Personal zur Auftragserfüllung
   einzusetzen, dass zuvor der Sicherheitsüberprüfung durch die
   Sicherheitsbehörden unterzogen wurde. Der Zutritt des für die
   Abwicklung des Auftrags bestimmten Personals kann nur nach erfolgter
   Sicherheitsüberprüfung und Freigabe seitens des StMWi gewährt werden.
   Die Unterlagen für die Sicherheitsüberprüfung der jeweiligen Personen
   sind dem Auftraggeber spätestens 4 Wochen vor dem geplanten Einsatz im
   StMWi im Original zu übermitteln.
   Der Auftraggeber ist jederzeit berechtigt, ohne Angabe von Gründen den
   Einsatz des geplanten bzw. den weiteren Einsatz des eingesetzten
   Personals zu untersagen.
   b) Größe des Projektteams:
   - Das Projektteam muss aus insgesamt mindestens 8 Personen bestehen. Es
   umfasst mindestens
   o eine Person für die Projektleitung und
   o eine Person für die Stellvertretung und
   o für die folgenden Leistungsbereiche (aa bis ac) jeweils mindestens
   zwei Personen:
   - aa) Programmierung / Serveradministration
   - ab) Kreation / Grafik / Design / DTP / Reinzeichnung
   - ac) Texterstellung / Redaktion / Lektorat
   Jede Person darf pro Leistungsbereich aa) bis ac) nur einmalig
   eingesetzt werden.
   c) Erfahrung des Projektteams:
   - Die Projektleitung sowie Stellvertretung müssen jeweils mindestens 3
   Jahre Erfahrung im Bereich der Projektleitung bzw. stellvertretenden
   Projektleitung bei der Konzeption, Organisation und Durchführung von
   Veranstaltungen als digitale, hybride oder Präsenzformate haben.
   - Die beiden Personen, welche den Leistungsbereich der Programmierung /
   Serveradministration abdecken, müssen jeweils mindestens 3 Jahre
   Erfahrung aus den Bereichen Programmierung und/oder
   Serveradministration haben.
   - Die beiden Personen, welche den Leistungsbereich der Kreation /
   Grafik / Design / DTP / Reinzeichnung abdecken, müssen jeweils
   mindestens 3 Jahre Erfahrung aus den Be-reichen Kreation und/oder
   Grafik und/oder Design und/oder DTP und/oder Reinzeichnung haben.
   - Die beiden Personen, welche den Leistungsbereich der
   Texterstellung / Redaktion / Lektorat abdecken, müssen jeweils
   mindestens 3 Jahre Erfahrung aus den Bereichen Texterstellung und/oder
   Redaktion und/oder Lektorat haben.
   Abschnitt IV: Verfahren
   IV.1)Beschreibung
   IV.1.1)Verfahrensart
   Nichtoffenes Verfahren
   IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
   Beschaffungssystem
   IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
   Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
   IV.2)Verwaltungsangaben
   IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
   Tag: 17/04/2023
   Ortszeit: 10:00
   IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
   Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
   Tag: 22/05/2023
   IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
   eingereicht werden können:
   Deutsch
   IV.2.6)Bindefrist des Angebots
   Das Angebot muss gültig bleiben bis: 18/09/2023
   Abschnitt VI: Weitere Angaben
   VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
   Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
   VI.3)Zusätzliche Angaben:
   A) Nichtvorliegen von Ausschlussgründen:
   Für das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen im Sinne des §123 und §
   124 GWB beachten Sie bitte die unter "Bewerbungsbedingungen" beigefügte
   "Eigenerklärung".
   B) Unterauftragnehmer
   Der Bieter wird aufgefordert, bei Angebotsabgabe die Teile des
   Auftrags, die er im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte zu vergeben
   beabsichtigt, zu benennen.
   Vor Zuschlagserteilung werden diejenigen Bieter, die in die engere Wahl
   kommen, aufgefordert, die Unterauftragnehmer namentlich zu benennen und
   nachzuweisen, dass ihnen die erforderlichen Mittel dieser
   Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen.
   Das StMWi überprüft vor der Erteilung des Zuschlags, ob Gründe für den
   Ausschluss des Unterauftragnehmers vorliegen und wird hierzu eine
   Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgrün-den anfordern.
   Diese hat der Bieter vor Zuschlag im Arbeitsschritt
   "Vertragsbedingungen/Formulare" vom jeweiligen Unterauftragnehmer
   unterschreiben und mit Firmenstempel versehen zu lassen.
   C) Fragen zu den Teilnahmeunterlagen
   Fragen zu den Teilnahmeunterlagen sind bis spätestens 03.04.2023 um
   12.00 Uhr, über die Bieterkommunikation in der eVergabe zu stellen.
   D) Die Ausschreibung wird auf dem Vergabeportal
   [10]www.auftraege.bayern.de veröffentlicht. Das Vergabeverfahren wird
   ausschließlich elektronisch abgewickelt.
   E) Die Rechte an den im Vergabeverfahren zur Verfügung gestellten
   Unterlagen stehen dem StMWi zu. Die Unterlagen dürfen nur für die
   Angebotserstellung genutzt werden.
   VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
   VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
   Offizielle Bezeichnung: Regierung von Oberbayern - Vergabekammer
   Südbayern
   Postanschrift: Maximilianstr. 39
   Ort: München
   Postleitzahl: 80539
   Land: Deutschland
   E-Mail: [11]vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de
   Telefon: +49 8921762411
   Fax: +49 8921762847
   VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
   Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
   Die Fristen für die Einlegung eines Nachprüfungsantrags richten sich
   nach § 160 Abs. 3 GWB. Dieser lautet:
   (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
   1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen
   Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und
   gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn
   Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2
   bleibt unberührt,
   2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung
   erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der
   Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe
   gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
   3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den
   Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der
   Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber
   gerügt werden,
   4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des
   Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
   Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit
   des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt
   unberührt.
   VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
   16/03/2023
References
   6. mailto:zentralevergabestelle@stmwi.bayern.de?subject=TED
   7. https://www.auftraege.bayern.de/
   8. https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/b20fee60-b3de-4149-8ae4-311a883290c6
   9. https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/b20fee60-b3de-4149-8ae4-311a883290c6
  10. http://www.auftraege.bayern.de/
  11. mailto:vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de?subject=TED
--------------------------------------------------------------------------------
             Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for:
       The Office for Official Publications of the European Communities
                The Federal Office of Foreign Trade Information
 Phone: +49 6082-910101, Fax: +49 6082-910200, URL: http://www.icc-hofmann.de