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Ausschreibung: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen - DE-Berlin
Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
Event-Organisation
Organisation von Festivals
Dokument Nr...: 645094-2022 (ID: 2022112109335419856)
Veröffentlicht: 21.11.2022
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  DE-Berlin: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
   2022/S 224/2022 645094
   Auftragsbekanntmachung
   Dienstleistungen
   Rechtsgrundlage:
   Richtlinie 2014/24/EU
   Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
   I.1)Name und Adressen
   Offizielle Bezeichnung: Berlin Tourismus & Kongress GmbH
   Postanschrift: Am Karlsbad 11
   Ort: Berlin
   NUTS-Code: DE300 Berlin
   Postleitzahl: 10785
   Land: Deutschland
   Kontaktstelle(n): Zentrale Dienste
   E-Mail: [6]beschaffung@visitberlin.de
   Internet-Adresse(n):
   Hauptadresse: [7]https://about.visitberlin.de/
   I.3)Kommunikation
   Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
   vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
   [8]https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRF6401/documents
   Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
   Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via:
   [9]https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRF6401
   I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
   Andere: Tourismusmarketing Organisation
   I.5)Haupttätigkeit(en)
   Andere Tätigkeit: Tourismusmarketing
   Abschnitt II: Gegenstand
   II.1)Umfang der Beschaffung
   II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
   Konzeption und Umsetzung BESTIVAL 2023
   Referenznummer der Bekanntmachung: D-0048/2022 - visitBerlin - Bestival
   II.1.2)CPV-Code Hauptteil
   79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
   II.1.3)Art des Auftrags
   Dienstleistungen
   II.1.4)Kurze Beschreibung:
   Pandemiebedingt musste der Tourismus und die Veranstaltungswirtschaft
   in Berlin stark zurückgefahren werden. Um Zeichen des Neustarts sowohl
   in der Tourismusbranche als auch in der Veranstaltungsbranche zu
   setzen, planen wir eine Veranstaltung für Partner:innen und
   Kunden:innen; das BESTIVAL. Die Umsetzung der Aktion ist abhängig von
   der geopolitischen Situation sowie Handlungsspielraum hinsichtlich
   etwaiger Hygieneauflagen. Sollten die Rahmenbedingungen sich im
   Projektverlauf maßgeblich verändern, entscheidet die Auftraggeberin
   über eine Konzeptanpassung oder Absage der Veranstaltung.
   Wir wollen ein Treffen der gesamten MICE- & Tourismus-Branche (ca. 800
   - 850 Gesamt-Teilnehmende, in Abhängigkeit der Pandemieentwicklung)
   schaffen. Die Teilnehmenden setzen sich aus den verschieden Anbietern
   des MICE- und Tourismusmarktes zusammen; ca. 300 MICE Kunden:innen
   (Veranstaltungsplanende in Corporates, Agenturen und Verbände), ca. 300
   Travel Trade Kunden:innen (Reiseveranstaltende und Reisebüros, Incoming
   Agenturen), ca. 50 Media Vertreter:innen (Fach- und Tagespresse,
   Journalisten, Blogger, Influencer) sowie ca. 200 Berliner
   Anbieter:innen & Stakeholder (Hotels, Eventlocations, MICE Service
   Provider, Touristische Leistungsträger, Wissenschaft).
   Durch die breite Mischung des Publikums, die Reduzierung auf das
   Wesentliche bei den Vorträgen und einem erlebnisreichen Rahmenprogramm
   bestehend aus verschiedenen Beiträgen aus der Berliner Musik- und
   Kunstszene, wollen wir der Veranstaltung einen erlebnisschaffenden
   Festivalcharakter geben. Gleichzeitig soll sie für unsere Partner eine
   Plattform darstellen, auf der sie durch initiierte und zufällige
   Kontakte zu potentiellen Kunden geschäftliche Chancen anbahnen können.
   Die Kommunikation sowie Wort- und Bildsprache grenzen sich von
   "üblichen Business-Veranstaltungen" auffällig ab und setzt die
   Kommunikation der Veranstaltung von 2021 & 2022 fort und etabliert so
   die Marke BESTIVAL in der MICE- und Tourismusbranche. Dabei sollen
   folgende Botschaften transportiert werden:
   - Noch stets: Berlin ist (wieder) bereit für (Business) Reisende und
   Veranstaltungen
   - Neu: Berlin setzt ein Ausrufezeichen mit einem einzigartigen Format
   - Zusammenhalt der Branche "Wir für Berlin!" und "Berlin verbindet"
   - Berlin ist der Standort für moderne Veranstaltungskonzepte und
   präsentiert sich mit kreativen und innovativen Formaten
   - Berlin erfindet sich als stetig und bietet einzigartige
   Reiseerlebnisse
   | Ziele der Veranstaltung
   Mit der Veranstaltung soll Berlin als führende und innovative
   Destination für die Tourismus- und MICE-Branche gestärkt werden.
   Darüber hinaus soll die Veranstaltung als Leuchtturmveranstaltung
   innerhalb der Stadt, in Deutschland und international wahrgenommen
   werden, die alle Akteure des Tourismus und der Veranstaltungswirtschaft
   zusammenführt und zu einem unverzichtbaren Teil des Berliner
   Veranstaltungskalenders werden lässt.
   Um die Bedeutung der Veranstaltung für Berlin zu verstärken, richtet
   sich das Programm und die Gestaltung an ein breites Spektrum an
   Teilnehmenden:
   - MICE:
   o Veranstaltungsplanende in Corporates, Agenturen und Verbände
   o Anbieter:innen der MICE-Branche in Berlin
   - Travel Trade:
   o Reiseveranstaltende und Reisebüros, Incoming Agenturen
   - Media:
   o Fach- und Tagespresse
   o Journalisten, Blogger, Influencer
   - Berliner Stakeholder:
   o Hotels
   o Eventlocations
   o MICE Service Provider
   o Touristische Leistungsträger
   o Stadt- und Bezirkspolitik
   o Wissenschaft
   o Berliner Cluster
   Zusätzlich soll die Veranstaltung eine Plattform sein für Berliner
   Leistungsträger (siehe Stakeholder) des Tourismus- und der
   MICE-Branchen, um Kunden zu treffen und Leads zu generieren und somit
   auch einen wirtschaftlichen Teil zum Aufschwung nach der Pandemie
   beitragen. Ferner werden voraussichtlich auch andere Destinationen und
   Leistungsträger außerhalb Berlins zu einem Beteiligungsentgelt die
   Veranstaltung ergänzen.
   II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
   Wert ohne MwSt.: 1 600 000.00 EUR
   II.1.6)Angaben zu den Losen
   Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
   II.2)Beschreibung
   II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
   79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
   79952000 Event-Organisation
   79953000 Organisation von Festivals
   II.2.3)Erfüllungsort
   NUTS-Code: DE300 Berlin
   Hauptort der Ausführung:
   Berlin Tourismus & Kongress GmbH Am Karlsbad 11 10785 Berlin
   II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:
   Konzept der Veranstaltung
   Bei den Veranstaltungen sind unterschiedliche Eventformate Bestandteile
   der Gestaltung der Gesamtveranstaltung (Main Event, individuelle Post
   Events, zielgruppenspezifische geführte Touren). Der
   Veranstaltungszeitraum ist über drei aufeinander folgende Tage,
   voraussichtlich vom 5. bis 7. Juli 2023. Der Veranstaltungsort für den
   Hauptveranstaltungstag am 06. Juli ist eine Kombination aus mehreren
   Veranstaltungsorten, die zusammen das Festivalerlebnis erzeugen. Der
   Termin ist durch den Auftraggeber in ausgewählten Locations bereits
   optioniert und muss nicht durch die Auftragnehmer abgefragt werden.
   Der Ablauf der Veranstaltung gestaltet sich wie folgt (Änderungen
   vorbehalten):
   Vortag Abend (05. Juli 2023):
   - Welcome Reception am Vortag des Hauptveranstaltungstages für bis zu
   300 teilnehmende Gäste, die bereits angereist sind
   Hauptveranstaltungstag Vormittag (06. Juli 2023):
   - Eröffnung der Veranstaltung mit allen Teilnehmenden
   - Anschließend Bühnenprogramm auf themenspezifischen Bühnen
   Hauptveranstaltungstag Nachmittag (06. Juli 2023):
   - Weiterführendes Programm
   - Ergänzende parallel stattfindende zielgruppenspezifische Angebote,
   zum Beispiel:
   o Vorträge, Keynotes, Diskussionen in unterschiedlichen und kreativen
   Veranstaltungsformaten
   o Workshops (max. a 30 Personen)
   o Speeddating und/oder andere Networking Möglichkeiten sowie
   interaktive Tätigkeiten
   - Begleitender Marktplatz (Ausstellungsort für Ideen, Best Practices
   und Partner)
   - Festival-Activities (Erlebnisse, Kunst, Musik)
   Hauptveranstaltungstag Abend (06. Juli 2023):
   - Abendveranstaltung in lockerer Atmosphäre mit allen Teilnehmenden,
   inkl. Musik und Rahmenprogramm
   - Networking Möglichkeiten
   2. Veranstaltungstag ganztägig (07. Juli 2023):
   Am zweiten Veranstaltungstag hat jeder Teilnehmende der Veranstaltung
   die Möglichkeit individuell sein Programm zusammenzustellen. Über eine
   Online-Plattform haben alle Akteure aus Berlin die Möglichkeit, eine
   kleinere Veranstaltung im Sinne der Eigenpräsentation vorzustellen.
   Diese sollten für gewöhnlich nicht länger als eine Stunde dauern und
   die Eigenvorstellung mit einem Incentive für die Teilnehmenden
   verbinden und so zum Festivalcharakter beitragen. Die Teilnehmenden
   können je nach Interesse aus den Angeboten wählen. Die Gäste bewegen
   sich dabei individuell durch die Stadt. Wir bieten die Berlin
   WelcomeCard zur Nutzung des ÖPNVs an. Ergänzend dazu werden auch
   zielgruppenspezifische Touren, wie z.B. Hotel- und Location-Touren oder
   Touren zu den Themen Food, Nachhaltigkeit und Kultur angeboten. Die
   Anmeldung für diese Touren soll ebenfalls über die Online-Plattform
   möglich sein.
   - Am Vormittag und Nachmittag je 5 unterschiedliche und organisierte
   Entdeckungstouren mit je 20 - 30 Teilnehmenden
   - Am Vormittag und Nachmittag je 4 klassische Location-, Hotel- und
   Site Inspection Touren mit je 20 - 30 Teilnehmenden
   - Bis zu 50 unterschiedliche Partnerevents (Organisation erfolgt durch
   die jeweiligen Partner)
   - 1 zentraler Anlauf- / Sammelpunkt für alle Teilnehmenden
   2. Veranstaltungstag Abend (07. Juli 2023):
   Am Abend wird das Konzept weiterverfolgt und als "Lange Nacht der
   Hotels" fortgesetzt. Die Teilnehmenden haben dabei mit dem beim Einlass
   vergebenen Armband Zugang zu den Bars der teilnehmenden Hotels. Alle
   teilnehmenden Hotels und deren Angebot sind auf der Online-Plattform zu
   integrieren.
   Alle Teilnehmenden haben die Möglichkeit ihren Aufenthalt zu verlängern
   und individuell Termine bei interessanten Leistungsträgern zu
   vereinbaren. Dieses Angebot wird einzeln zwischen den
   Hotels/Leistungsträgern und Teilnehmenden vereinbart.
   | Leistungen der Agentur
   - Projektmanagement
   - Location
   - Set / Bühnendesign / Ausstattung / Networking Areas
   - Technik
   - Catering
   - Besondere Hinweise zu einzelnen Veranstaltungsbestandteilen
   - Teilnehmermanagement
   - Kommunikationsmanagement
   - Dokumentation, Grafikarbeiten und PR
   - Meetings
   II.2.5)Zuschlagskriterien
   Die nachstehenden Kriterien
   Qualitätskriterium - Name: Umsetzungskonzept / Gewichtung: 45%
   Qualitätskriterium - Name: Nachhaltigkeitskonzept / Gewichtung: 20%
   Qualitätskriterium - Name: Präsentation des Umsetzungskonzepts /
   Gewichtung: 7,5%
   Qualitätskriterium - Name: Präsentation des Nachhaltugkeitskonzepts /
   Gewichtung: 7,5%
   Preis - Gewichtung: 25%
   II.2.6)Geschätzter Wert
   Wert ohne MwSt.: 1 600 000.00 EUR
   II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
   dynamischen Beschaffungssystems
   Beginn: 30/01/2023
   Ende: 31/12/2023
   Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
   Beschreibung der Verlängerungen:
   Der Vertrag wird für den Zeitraum ab Zuschlagserteilung bis zum
   31.12.2023 abgeschlossen.
   Die Auftraggeberin behält sich das Recht vor, den Leistungszeitraum
   einmalig um ein Jahr, längstens bis zum 31.12.2024, zu verlängern
   (Verlängerungsoptionen). Die Entscheidung über die Verlängerung erfolgt
   spätestens 2 Monate vor Ablauf des Leistungszeitraumes, mithin bis zum
   31.10.2023.
   Im Falle einer Verlängerung des Vertrags gelten die Vereinbarungen im
   Preisblatt und in den Vergabeunterlagen entsprechend fort.
   II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
   Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
   II.2.11)Angaben zu Optionen
   Optionen: nein
   II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
   Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
   das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
   II.2.14)Zusätzliche Angaben
   Option nach § 132 GWB
   Für den Fall, dass der Ausschreibungsgewinner vor vollständiger
   Leistungserbringung wegen Kündigung, Insolvenz oder aus einem anderen
   Grunde endgültig ausfällt, behält sich der Auftraggeber vor, die
   verbleibenden Arbeiten den übrigen Bietern in der Reihenfolge des
   Ausschreibungsergebnisses anzutragen.
   Fällt ein Auftragnehmer nur bezüglich einzelner Lose aus, ist der
   Auftraggeber berechtigt, die betroffenen Lose ganz oder teilweise
   anderen Losen zu den jeweils vertraglich vereinbarten Konditionen bis
   zum Ende der Vertragslaufzeit zuzuschlagen."
   Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
   Angaben
   III.1)Teilnahmebedingungen
   III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
   hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
   Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
   - Erklärung über Ausschlussgründe gem. §123, 124 GWB
   - Erklärung über die Eintragung im Handelsregister
   III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
   Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
   1. Angaben zur Betriebshaftpflichtversicherung:
   Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
   Der Auftragnehmer ist verpflichtet, während der gesamten Vertragsdauer
   eine Betriebs- oder
   Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens
   EUR 3.000.000,00 für Personen- und Sachschäden pro Versicherungsfall zu
   unterhalten. Sollte sich im Laufe der Organisation und Koordination der
   Veranstaltung herausstellen, dass diese Deckungssumme als nicht
   ausreichend erachtet wird, so ist der Auftragnehmer verpflichtet, eine
   Betriebshaftpflichtversicherung mit ausreichender Deckungssumme für die
   Veranstaltung abzuschließen. Die zusätzlichen Kosten wird die
   Auftraggeberin tragen. Der Auftragnehmer hat der Auftraggeberin das
   Bestehen der Versicherung auf Verlangen unverzüglich nachzuweisen.
   III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
   Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
   1. Referenzen
   Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
   Der Auftragnehmer und die zuständige Projektleitung haben Erfahrung im
   Umgang mit der Organisation mindestens einer dezentralen Veranstaltung
   von mind. 500 Teilnehmern, die in den letzten drei Jahren (gerechnet
   bis zum Ablauf der Angebotsfrist) erbracht wurde, nachzuweisen.
   III.2)Bedingungen für den Auftrag
   III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
   Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der
   Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind
   Abschnitt IV: Verfahren
   IV.1)Beschreibung
   IV.1.1)Verfahrensart
   Offenes Verfahren
   IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
   Beschaffungssystem
   Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
   Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer
   IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
   Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
   IV.2)Verwaltungsangaben
   IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
   Tag: 22/12/2022
   Ortszeit: 12:00
   IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
   Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
   IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
   eingereicht werden können:
   Deutsch
   IV.2.6)Bindefrist des Angebots
   Das Angebot muss gültig bleiben bis: 06/02/2023
   IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
   Tag: 22/12/2022
   Ortszeit: 12:00
   Abschnitt VI: Weitere Angaben
   VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
   Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
   VI.3)Zusätzliche Angaben:
   Bekanntmachungs-ID: CXP4YRF6401
   VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
   VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
   Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
   Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung
   Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
   Ort: Berlin
   Postleitzahl: 10825
   Land: Deutschland
   Telefon: +49 03090138316
   Fax: +49 03090137613
   VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
   Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
   Auf die Fristen nach § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen. Ein
   Nachprüfungsverfahren kann nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach
   Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu
   wollen, eingeleitet werden (vgl. § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)
   VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
   16/11/2022
References
   6. mailto:beschaffung@visitberlin.de?subject=TED
   7. https://about.visitberlin.de/
   8. https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRF6401/documents
   9. https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRF6401
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             Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for:
       The Office for Official Publications of the European Communities
                The Federal Office of Foreign Trade Information
 Phone: +49 6082-910101, Fax: +49 6082-910200, URL: http://www.icc-hofmann.de