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Ausschreibung: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket - DE-Lünen
Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
Dokumentenmanagement
Dokument Nr...: 307550-2018 (ID: 2018071709080765481)
Veröffentlicht: 17.07.2018
*
  DE-Lünen: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
   2018/S 135/2018 307550
   Auftragsbekanntmachung
   Lieferauftrag
   Legal Basis:
   Richtlinie 2014/24/EU
   Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
   I.1)Name und Adressen
   Stadt Lünen
   Willy-Brandt-Platz 1
   Lünen
   44532
   Deutschland
   E-Mail: [1]submissionen@luenen.de
   NUTS-Code: DEA5C
   Internet-Adresse(n):
   Hauptadresse: [2]www.luenen.de
   I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
   I.3)Kommunikation
   Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
   vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
   [3]https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/notice/CXPSYYVYSEE
   Weitere Auskünfte erteilen/erteilt folgende Kontaktstelle:
   Stadt Lünen  Abteilung Vergabe und Service
   Willy-Brandt-Platz 5
   Lünen
   44532
   Deutschland
   Telefon: +49 23061041616
   E-Mail: [4]submissionen@luenen.de
   Fax: +49 23061041816
   NUTS-Code: DEA5C
   Internet-Adresse(n):
   Hauptadresse: [5]www.luenen.de
   Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via:
   [6]https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/notice/CXPSYYVYSEE
   Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an folgende Anschrift:
   Stadt Lünen  Abteilung Vergabe und Service
   Willy-Brandt-Platz 5
   Lünen
   44532
   Deutschland
   Telefon: +49 23061041615
   E-Mail: [7]submissionen@luenen.de
   Fax: +49 23061041816
   NUTS-Code: DEA5C
   Internet-Adresse(n):
   Hauptadresse: [8]www.luenen.de
   I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
   Regional- oder Kommunalbehörde
   I.5)Haupttätigkeit(en)
   Allgemeine öffentliche Verwaltung
   Abschnitt II: Gegenstand
   II.1)Umfang der Beschaffung
   II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
   Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
   Referenznummer der Bekanntmachung: 79-2018
   II.1.2)CPV-Code Hauptteil
   48311000
   II.1.3)Art des Auftrags
   Lieferauftrag
   II.1.4)Kurze Beschreibung:
   Die Stadt Lünen beabsichtigt, in den nächsten Jahren sukzessive ein
   Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen.
   Im Zuge der sukzessiven Einführung soll die Aktenführung und
   Vorgangsbearbeitung verschiedener Pilotbereiche mit Hilfe des DMS
   digitalisiert werden. Anschließend ist die Einführung des Systems in
   weiteren Abteilungen der Stadtverwaltung beabsichtigt.
   Der Rahmenvertrag zum vorstehend beschriebenen Projekt sieht
   insbesondere folgende Leistungen des Bieters vor:
    die dauerhafte Überlassung einer für die Bedürfnisse des
   Auftraggebers geeigneten DMS-Software ("Lizenzen"),
    die kontinuierliche Weiterentwicklung der DMS-Lösung,
    Aufsetzen der technischen Plattform beim Auftraggeber,
    Schulungen,
    Systemservice, insb. die Pflege der DMS-Lösung,
    sonstige Leistungen im Rahmen der DMS-Lösung.
   II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
   II.1.6)Angaben zu den Losen
   Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
   II.2)Beschreibung
   II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
   II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
   72512000
   II.2.3)Erfüllungsort
   NUTS-Code: DEA5C
   Hauptort der Ausführung:
   44532 Lünen
   II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:
   Die Stadt Lünen beabsichtigt, in den nächsten Jahren sukzessive ein
   Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen, um in Verbindung mit
   bestehenden Fachverfahren insbesondere die folgenden Ziele zu
   realisieren:
    personenunabhängige, standardisierte Bearbeitung von Vorgängen,
    vollständige Akten, auf die jederzeit von jedem zugegriffen werden
   kann, durch leicht ver-ständliche und übersichtliche Ablage von
   Vorgängen,
    einfaches Finden von Akten und Auszügen daraus,
    Arbeitserleichterungen durch Anbindung von Fachanwendungen an das
   DMS,
    Teamarbeit und abteilungsübergreifende Projektarbeit vereinfachen,
   indem verwaltungsweit eine transparente und allen verfügbare
   Ablagestruktur geschaffen wird.
   Im Zuge der sukzessiven Einführung soll die Aktenführung und
   Vorgangsbearbeitung folgender Pilotbereiche mit Hilfe des DMS
   digitalisiert werden:
    Abteilung 1.3 Ausländerangelegenheiten,
    Abteilung 1.6 Wohngeld,
    Abteilung 8.6 Rechtsabteilung.
   Im Anschluss an die Einführung des DMS in den Pilotbereichen soll das
   System nach und nach in den anderen Abteilungen der Verwaltung
   implementiert werden.
   Der Rahmenvertrag zum vorstehend beschriebenen Beschaffungsvorhaben
   umfasst insbesondere folgende Leistungen des Bieters:
    die dauerhafte Überlassung einer für die Bedürfnisse des
   Auftraggebers geeigneten DMS-Software (Lizenzen),
    die kontinuierliche Weiterentwicklung der DMS-Lösung,
    Aufsetzen der technischen Plattform beim Auftraggeber
    Schulungen,
    Systemservice, insb. die Pflege der DMS-Lösung,
    sonstige Leistungen im Rahmen der DMS-Lösung
   II.2.5)Zuschlagskriterien
   Die nachstehenden Kriterien
   Qualitätskriterium - Name: DMS-Lösung (Lastenheft) / Gewichtung: 9
   Qualitätskriterium - Name: Bieterpräsentation / Gewichtung: 51
   Qualitätskriterium - Name: DMS-Team / Gewichtung: 7
   Qualitätskriterium - Name: Konzepte zur Suchfunktion, zum Datenschutz
   und zur IT-Sicherheit / Gewichtung: 3
   Preis - Gewichtung: 30
   II.2.6)Geschätzter Wert
   II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
   dynamischen Beschaffungssystems
   Laufzeit in Monaten: 24
   Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
   Beschreibung der Verlängerungen:
   Es besteht eine Option den Auftrag zweimal um jeweils 12 Monate zu
   verlängern (max. Laufzeit 48 Monate).
   II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur
   Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
   Geplante Mindestzahl: 3
   Höchstzahl: 10
   Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:
   Gibt es mehr als die Mindestanzahl an geeigneten Bewerbern, so erfolgt
   die Auswahl nach der Höhe der erreichten Punkte nach den objektiven und
   nicht diskriminierenden Auswahlkriterien. Diese Auswahlkriterien finden
   sich in dem Anhang Eignungsmatrix, welcher weitere Erläuterungen
   enthält.
   II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
   Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
   II.2.11)Angaben zu Optionen
   Optionen: ja
   Beschreibung der Optionen:
   Der Auftrag ist auf zunächst auf 24 Monate angelegt. Es besteht die
   Option einer zweimaligen Verlängerung um jeweils 12 Monate
   (Gesamtlaufzeit max. 48 Monate).
   II.2.12)Angaben zu elektronischen Katalogen
   II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
   Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
   das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
   II.2.14)Zusätzliche Angaben
   Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
   Angaben
   III.1)Teilnahmebedingungen
   III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
   hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
   Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
   Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder
   vergleichbares Register (Auszug in Kopie beizufügen)
   III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
   Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
   Sh. Vergabeunterlagen, insbesondere Erklärung über den
   durchschnittlichen Gesamtumsatz im Bereich Dokumentenmanagementsystem
   (DMS) insbesondere Softwarelizenzierung, Implementierung, Customizing
   in den letzten 2 abgeschlossenen Geschäftsjahren, sofern entsprechende
   Angaben verfügbar sind.
   Der Anhang Unternehmerfragebogen ist zu verwenden.
   Kann ein Bewerber aus einem berechtigten Grund, den er plausibel zu
   machen hat, die geforderten Unterlagen nicht beibringen, so kann er
   seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit durch Vorlage
   anderer, vom öffentlichen Auftraggeber als geeignet angesehener
   Unterlagen belegen.
   Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
   Sh. Vergabeunterlagen, insbesondere Erklärung darüber, dass der
   Bewerber spätestens bei Beginn der Leistung über eine
   Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung verfügt.
   Der Anhang Unternehmerfragebogen ist zu verwenden.
   Mindestanforderung:
   Die Deckungssummen dieser Versicherung müssen je Schadensfall
   mindestens betragen:
   a) für Personenschäden 1 000 000 EUR;
   b) für sonstige Schäden (einschl. Vermögensschäden) 3 000 000 EUR;
   Den Vergabeunterlagen liegt eine Zusammenstellung der vom Unternehmen
   einzureichenden Unterlagen, Erklärung und Nachweise bei.
   III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
   Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
   Sh. Vergabeunterlagen, insbesondere Vorlage geeigneter Referenzen über
   früher ausgeführte Aufträge der in den letzten 3 Jahren erbrachten
   wesentlichen Leistungen.
   Der Anhang Referenzvordruck ist zu verwenden.
   Angabe der durchschnittlichen Jahres-Anzahl Mitarbeiter/Innen in der
   Programmierung, Projektleitung, Customizing und im Service der letzten
   2 Jahre.
   Der Anhang Unternehmerfragebogen ist zu verwenden.
   Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
   Sh. Vergabeunterlagen, insbesondere Mindestanforderungen zu den
   Referenzen:
   Mind. 3 Referenzen, die folgendes erfüllen:
    Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS),
    Erbringungszeitpunkt wurde innerhalb der letzten 36 Monate (seit
   Veröffentlichung der Bekanntmachung) begonnen.
   Mindestanforderung zur durchschnittlichen Jahres-Anzahl
   Mitarbeiter/Innen in der Programmierung, Projektleitung, Customizing
   und im Service der letzten 2 Jahre:
   Mindestens 4 Mitarbeiter/innen
   III.1.5)Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen
   III.2)Bedingungen für den Auftrag
   III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:
   Sh. Vergabeunterlagen.
   Besondere Bedingungen für die Auftragsausführung bestehen nach dem
   TVgG-NRW (Tariftreue/Mindestentlohnung)
   III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
   Abschnitt IV: Verfahren
   IV.1)Beschreibung
   IV.1.1)Verfahrensart
   Verhandlungsverfahren
   IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
   Beschaffungssystem
   Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
   Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer
   IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder
   Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
   Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks
   schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu
   verhandelnden Angebote
   IV.1.5)Angaben zur Verhandlung
   IV.1.6)Angaben zur elektronischen Auktion
   IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
   Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
   IV.2)Verwaltungsangaben
   IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
   IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
   Tag: 15/08/2018
   Ortszeit: 10:00
   IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
   Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
   IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
   eingereicht werden können:
   Deutsch
   IV.2.6)Bindefrist des Angebots
   Das Angebot muss gültig bleiben bis: 31/12/2018
   IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
   Abschnitt VI: Weitere Angaben
   VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
   Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
   VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
   VI.3)Zusätzliche Angaben:
   Bekanntmachungs-ID: CXPSYYVYSEE
   VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
   VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
   Vergabekammer Westfalen
   Albrecht-Thaer-Str. 9
   Münster
   48128
   Deutschland
   VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
   VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
   Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
   Der geltend gemachte Verstoß gegen Vergabevorschriften wurde vor
   Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und innerhalb einer Frist
   von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber gerügt.
   Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung
   erkennbar sind, müssen bis spätestens zum Ablauf der Bewerbungsfrist
   oder Angebotsfrist gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.
   Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen
   erkennbar waren, müssten bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist oder
   Angebotsfrist gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.
   Ein Nachprüfungsantrag muss innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang
   der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen,
   eingehen.
   VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
   erteilt
   VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
   13/07/2018
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   6. https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/notice/CXPSYYVYSEE
   7. mailto:submissionen@luenen.de?subject=TED
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