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Ausschreibung: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket - DE-Lünen
Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
Dokumentenmanagement
Dokument Nr...: 307550-2018 (ID: 2018071709080765481)
Veröffentlicht: 17.07.2018
*
DE-Lünen: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
2018/S 135/2018 307550
Auftragsbekanntmachung
Lieferauftrag
Legal Basis:
Richtlinie 2014/24/EU
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
I.1)Name und Adressen
Stadt Lünen
Willy-Brandt-Platz 1
Lünen
44532
Deutschland
E-Mail: [1]submissionen@luenen.de
NUTS-Code: DEA5C
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: [2]www.luenen.de
I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
[3]https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/notice/CXPSYYVYSEE
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt folgende Kontaktstelle:
Stadt Lünen Abteilung Vergabe und Service
Willy-Brandt-Platz 5
Lünen
44532
Deutschland
Telefon: +49 23061041616
E-Mail: [4]submissionen@luenen.de
Fax: +49 23061041816
NUTS-Code: DEA5C
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: [5]www.luenen.de
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via:
[6]https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/notice/CXPSYYVYSEE
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an folgende Anschrift:
Stadt Lünen Abteilung Vergabe und Service
Willy-Brandt-Platz 5
Lünen
44532
Deutschland
Telefon: +49 23061041615
E-Mail: [7]submissionen@luenen.de
Fax: +49 23061041816
NUTS-Code: DEA5C
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: [8]www.luenen.de
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
I.5)Haupttätigkeit(en)
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Abschnitt II: Gegenstand
II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
Referenznummer der Bekanntmachung: 79-2018
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
48311000
II.1.3)Art des Auftrags
Lieferauftrag
II.1.4)Kurze Beschreibung:
Die Stadt Lünen beabsichtigt, in den nächsten Jahren sukzessive ein
Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen.
Im Zuge der sukzessiven Einführung soll die Aktenführung und
Vorgangsbearbeitung verschiedener Pilotbereiche mit Hilfe des DMS
digitalisiert werden. Anschließend ist die Einführung des Systems in
weiteren Abteilungen der Stadtverwaltung beabsichtigt.
Der Rahmenvertrag zum vorstehend beschriebenen Projekt sieht
insbesondere folgende Leistungen des Bieters vor:
die dauerhafte Überlassung einer für die Bedürfnisse des
Auftraggebers geeigneten DMS-Software ("Lizenzen"),
die kontinuierliche Weiterentwicklung der DMS-Lösung,
Aufsetzen der technischen Plattform beim Auftraggeber,
Schulungen,
Systemservice, insb. die Pflege der DMS-Lösung,
sonstige Leistungen im Rahmen der DMS-Lösung.
II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
72512000
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DEA5C
Hauptort der Ausführung:
44532 Lünen
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:
Die Stadt Lünen beabsichtigt, in den nächsten Jahren sukzessive ein
Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen, um in Verbindung mit
bestehenden Fachverfahren insbesondere die folgenden Ziele zu
realisieren:
personenunabhängige, standardisierte Bearbeitung von Vorgängen,
vollständige Akten, auf die jederzeit von jedem zugegriffen werden
kann, durch leicht ver-ständliche und übersichtliche Ablage von
Vorgängen,
einfaches Finden von Akten und Auszügen daraus,
Arbeitserleichterungen durch Anbindung von Fachanwendungen an das
DMS,
Teamarbeit und abteilungsübergreifende Projektarbeit vereinfachen,
indem verwaltungsweit eine transparente und allen verfügbare
Ablagestruktur geschaffen wird.
Im Zuge der sukzessiven Einführung soll die Aktenführung und
Vorgangsbearbeitung folgender Pilotbereiche mit Hilfe des DMS
digitalisiert werden:
Abteilung 1.3 Ausländerangelegenheiten,
Abteilung 1.6 Wohngeld,
Abteilung 8.6 Rechtsabteilung.
Im Anschluss an die Einführung des DMS in den Pilotbereichen soll das
System nach und nach in den anderen Abteilungen der Verwaltung
implementiert werden.
Der Rahmenvertrag zum vorstehend beschriebenen Beschaffungsvorhaben
umfasst insbesondere folgende Leistungen des Bieters:
die dauerhafte Überlassung einer für die Bedürfnisse des
Auftraggebers geeigneten DMS-Software (Lizenzen),
die kontinuierliche Weiterentwicklung der DMS-Lösung,
Aufsetzen der technischen Plattform beim Auftraggeber
Schulungen,
Systemservice, insb. die Pflege der DMS-Lösung,
sonstige Leistungen im Rahmen der DMS-Lösung
II.2.5)Zuschlagskriterien
Die nachstehenden Kriterien
Qualitätskriterium - Name: DMS-Lösung (Lastenheft) / Gewichtung: 9
Qualitätskriterium - Name: Bieterpräsentation / Gewichtung: 51
Qualitätskriterium - Name: DMS-Team / Gewichtung: 7
Qualitätskriterium - Name: Konzepte zur Suchfunktion, zum Datenschutz
und zur IT-Sicherheit / Gewichtung: 3
Preis - Gewichtung: 30
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
dynamischen Beschaffungssystems
Laufzeit in Monaten: 24
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:
Es besteht eine Option den Auftrag zweimal um jeweils 12 Monate zu
verlängern (max. Laufzeit 48 Monate).
II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur
Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
Geplante Mindestzahl: 3
Höchstzahl: 10
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:
Gibt es mehr als die Mindestanzahl an geeigneten Bewerbern, so erfolgt
die Auswahl nach der Höhe der erreichten Punkte nach den objektiven und
nicht diskriminierenden Auswahlkriterien. Diese Auswahlkriterien finden
sich in dem Anhang Eignungsmatrix, welcher weitere Erläuterungen
enthält.
II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: ja
Beschreibung der Optionen:
Der Auftrag ist auf zunächst auf 24 Monate angelegt. Es besteht die
Option einer zweimaligen Verlängerung um jeweils 12 Monate
(Gesamtlaufzeit max. 48 Monate).
II.2.12)Angaben zu elektronischen Katalogen
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
Angaben
III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder
vergleichbares Register (Auszug in Kopie beizufügen)
III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
Sh. Vergabeunterlagen, insbesondere Erklärung über den
durchschnittlichen Gesamtumsatz im Bereich Dokumentenmanagementsystem
(DMS) insbesondere Softwarelizenzierung, Implementierung, Customizing
in den letzten 2 abgeschlossenen Geschäftsjahren, sofern entsprechende
Angaben verfügbar sind.
Der Anhang Unternehmerfragebogen ist zu verwenden.
Kann ein Bewerber aus einem berechtigten Grund, den er plausibel zu
machen hat, die geforderten Unterlagen nicht beibringen, so kann er
seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit durch Vorlage
anderer, vom öffentlichen Auftraggeber als geeignet angesehener
Unterlagen belegen.
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
Sh. Vergabeunterlagen, insbesondere Erklärung darüber, dass der
Bewerber spätestens bei Beginn der Leistung über eine
Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung verfügt.
Der Anhang Unternehmerfragebogen ist zu verwenden.
Mindestanforderung:
Die Deckungssummen dieser Versicherung müssen je Schadensfall
mindestens betragen:
a) für Personenschäden 1 000 000 EUR;
b) für sonstige Schäden (einschl. Vermögensschäden) 3 000 000 EUR;
Den Vergabeunterlagen liegt eine Zusammenstellung der vom Unternehmen
einzureichenden Unterlagen, Erklärung und Nachweise bei.
III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
Sh. Vergabeunterlagen, insbesondere Vorlage geeigneter Referenzen über
früher ausgeführte Aufträge der in den letzten 3 Jahren erbrachten
wesentlichen Leistungen.
Der Anhang Referenzvordruck ist zu verwenden.
Angabe der durchschnittlichen Jahres-Anzahl Mitarbeiter/Innen in der
Programmierung, Projektleitung, Customizing und im Service der letzten
2 Jahre.
Der Anhang Unternehmerfragebogen ist zu verwenden.
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
Sh. Vergabeunterlagen, insbesondere Mindestanforderungen zu den
Referenzen:
Mind. 3 Referenzen, die folgendes erfüllen:
Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS),
Erbringungszeitpunkt wurde innerhalb der letzten 36 Monate (seit
Veröffentlichung der Bekanntmachung) begonnen.
Mindestanforderung zur durchschnittlichen Jahres-Anzahl
Mitarbeiter/Innen in der Programmierung, Projektleitung, Customizing
und im Service der letzten 2 Jahre:
Mindestens 4 Mitarbeiter/innen
III.1.5)Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen
III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:
Sh. Vergabeunterlagen.
Besondere Bedingungen für die Auftragsausführung bestehen nach dem
TVgG-NRW (Tariftreue/Mindestentlohnung)
III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
Abschnitt IV: Verfahren
IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
Beschaffungssystem
Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer
IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder
Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks
schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu
verhandelnden Angebote
IV.1.5)Angaben zur Verhandlung
IV.1.6)Angaben zur elektronischen Auktion
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 15/08/2018
Ortszeit: 10:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 31/12/2018
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Abschnitt VI: Weitere Angaben
VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
VI.3)Zusätzliche Angaben:
Bekanntmachungs-ID: CXPSYYVYSEE
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Vergabekammer Westfalen
Albrecht-Thaer-Str. 9
Münster
48128
Deutschland
VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Der geltend gemachte Verstoß gegen Vergabevorschriften wurde vor
Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und innerhalb einer Frist
von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber gerügt.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung
erkennbar sind, müssen bis spätestens zum Ablauf der Bewerbungsfrist
oder Angebotsfrist gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen
erkennbar waren, müssten bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist oder
Angebotsfrist gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.
Ein Nachprüfungsantrag muss innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang
der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen,
eingehen.
VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
erteilt
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
13/07/2018
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2. http://www.luenen.de/
3. https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/notice/CXPSYYVYSEE
4. mailto:submissionen@luenen.de?subject=TED
5. http://www.luenen.de/
6. https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/notice/CXPSYYVYSEE
7. mailto:submissionen@luenen.de?subject=TED
8. http://www.luenen.de/
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