Ausschreibungen und Aufträge: Scanning - DE-Hemer Scanning Scanning und Rechnungsstellung Dokument Nr...: 171889-2021 (ID: 2021040609593675145) Veröffentlicht: 06.04.2021 * DE-Hemer: Scanning 2021/S 66/2021 171889 Bekanntmachung vergebener Aufträge Ergebnisse des Vergabeverfahrens Dienstleistungen Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber I.1)Name und Adressen Offizielle Bezeichnung: Südwestfalen-IT Postanschrift: Sonnenblumenallee 3 Ort: Hemer NUTS-Code: DEA58 Märkischer Kreis Postleitzahl: 58675 Land: Deutschland Kontaktstelle(n): Herr Strecke, Leiter Abteilung Recht E-Mail: [6]strecke@citkomm.de Internet-Adresse(n): Hauptadresse: [7]https://www.sit.nrw I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers Andere: Kommunaler Zweckverband I.5)Haupttätigkeit(en) Andere Tätigkeit: IT und Digitalisierung Abschnitt II: Gegenstand II.1)Umfang der Beschaffung II.1.1)Bezeichnung des Auftrags: Südwestfalen-IT Rahmenvertrag über die Digitalisierung von Posteingängen Vergebener Auftrag Referenznummer der Bekanntmachung: SIT 02/2020 II.1.2)CPV-Code Hauptteil 79999100 Scanning II.1.3)Art des Auftrags Dienstleistungen II.1.4)Kurze Beschreibung: Gegenstand des vergebenen Auftrags ist der Abschluss eines Rahmenvertrags zur Digitalisierung von Posteingängen für die Mitgliedskommunen der Südwestfalen-IT insbesondere in den Bereichen Verkehrsordnungswidrigkeiten und Rechnungsverarbeitung. Hiervon umfasst sind u.a. die Bündelung von Posteingangsströmen für bestimmte Leistungsprozesse, die Digitalisierung und Indizierung der Posteingangsdokumente, deren sichere elektronische Bereitstellung sowie die Aufbewahrung der Original-Dokumente. II.1.6)Angaben zu den Losen Aufteilung des Auftrags in Lose: nein II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) Wert ohne MwSt.: 1.00 EUR II.2)Beschreibung II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s) 79999000 Scanning und Rechnungsstellung II.2.3)Erfüllungsort NUTS-Code: DEA58 Märkischer Kreis II.2.4)Beschreibung der Beschaffung: Der Auftragnehmer übernimmt auf Abruf durch Einzelbeauftragung die Digitalisierung von Posteingängen und Schriftstücken für die bezugsberechtigten Kommunen des Zweckverbandes Südwestfalen-IT. Der Auftragnehmer erbringt die Dienstleistung in von ihm bereitzustellenden Räumlichkeiten und mit von ihm bereitzustellenden Hardware-, Software- und Personal-Ressourcen. Die Südwestfalen-IT ruft dabei die digitalisierten Posteingangsdokumente vom Auftragnehmer ab und verteilt sie an die bezugsberechtigten Kommunen im Zweckverband. Der vormalige Scandienstleister führte bislang die Digitalisierung der Posteingänge im Bereich Verkehrsordnungswidrigkeiten für drei der bezugsberechtigten Kommunen sowie im Bereich des kreditorischen Rechnungsworkflows für zwei der bezugsberechtigten Kommunen durch. Es besteht die Absicht, die Digitalisierung von Posteingangsdokumenten und Aufbewahrung der Originaldokumente auf weitere Fachbereiche und Leistungsprozesse der Verbandsmitglieder auszuweiten. Der Auftragnehmer hat auf Abruf durch Einzelbeauftragung durch die jeweilige bezugsberechtigte Kommune folgende Leistungen zu erbringen: Bündelung von Posteingangsströmen für bestimmte Leistungsprozesse oder Fachbereiche mehrerer Nutzerkommunen in verschiedenen PLZ-Bezirken im Einzugsgebiet an einem zentralen Ort. Digitalisierung und Indizierung der Posteingangsdokumente gemäß den in der Leistungsbeschreibung spezifizierten Anforderungen. Sichere elektronische Bereitstellung der digitalisierten Eingangsdokumente und Metadaten für die Südwestfalen-IT. Aufbewahrung der Original-Eingangsdokumente inklusive deren physischer Bereitstellung oder Vernichtung auf Anforderung durch die Nutzerkommune. Bedarfsorientierte Anpassung der beim Auftragnehmer eingesetzten Hardware, Software und Prozesse zur Erfüllung der Leistungs- und Qualitätsanforderungen der Nutzerkommune (Change Request Management zur Ausweitung und Optimierung des Services auf weitere Leistungsprozesse) sowie Beratung im Zusammenhang mit der Ermittlung und Konzeption technischer und organisatorischer Anforderungen für die Ausweitung des Service-Angebots auf weitere kommunale Leistungsprozesse. Implementierung und Überwachung von Maßnahmen und Verfahren zur Einhaltung des Datenschutzes und zur Erfüllung der Anforderungen zur Datensicherheit. Bereitstellung von Berichten und statistischen Daten zur Leistungserbringung. Erfüllung der vom Auftraggeber in Abstimmung mit den Nutzerkommunen definierten Kriterien und Parameter zur Messung und Bewertung der Leistungsqualität. II.2.5)Zuschlagskriterien Qualitätskriterium - Name: Qualität / Gewichtung: 60 Preis - Gewichtung: 40 II.2.11)Angaben zu Optionen Optionen: ja Beschreibung der Optionen: Es besteht die Option, den Gegenstand des Rahmenvertrages über die Bereiche Verkehrsordnungswidrigkeiten und kreditorisches Rechnungswesen hinaus auf weitere Fachbereiche und Leistungsprozesse zu erweitern, soweit dem Auftragnehmer auch insoweit eine Digitalisierung von Posteingangsdokumenten und Aufbewahrung der Originaldokumente möglich und zumutbar ist. II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein II.2.14)Zusätzliche Angaben Abschnitt IV: Verfahren IV.1)Beschreibung IV.1.1)Verfahrensart Offenes Verfahren IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA) Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja IV.2)Verwaltungsangaben IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren Bekanntmachungsnummer im ABl.: [8]2020/S 251-631202 IV.2.8)Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems IV.2.9)Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation Abschnitt V: Auftragsvergabe Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja V.2)Auftragsvergabe V.2.1)Tag des Vertragsabschlusses: 09/03/2021 V.2.2)Angaben zu den Angeboten Anzahl der eingegangenen Angebote: 3 Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0 Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 3 Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein V.2.3)Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde Offizielle Bezeichnung: Cocq Datendienst GmbH Postanschrift: Ruselerweg 19 Ort: Hamburg NUTS-Code: DE600 Hamburg Postleitzahl: 21033 Land: Deutschland Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses (ohne MwSt.) Gesamtwert des Auftrags/Loses: 1.00 EUR V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen Abschnitt VI: Weitere Angaben VI.3)Zusätzliche Angaben: Bekanntmachungs-ID: CXP4YYVD1EX VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9 Ort: Münster Postleitzahl: 48147 Land: Deutschland Fax: +49 251411-2165 VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung: 01/04/2021 References 6. mailto:strecke@citkomm.de?subject=TED 7. https://www.sit.nrw/ 8. https://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOTICE:631202-2020:TEXT:DE:HTML -------------------------------------------------------------------------------- Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for: The Office for Official Publications of the European Communities The Federal Office of Foreign Trade Information Phone: +49 6082-910101, Fax: +49 6082-910200, URL: http://www.icc-hofmann.de