Ausschreibung: Beratung im Bereich Projektleitung - DE-Hamburg Beratung im Bereich Projektleitung Dokument Nr...: 558343-2020 (ID: 2020112009251895362) Veröffentlicht: 20.11.2020 * DE-Hamburg: Beratung im Bereich Projektleitung 2020/S 227/2020 558343 Auftragsbekanntmachung Dienstleistungen Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber I.1)Name und Adressen Offizielle Bezeichnung: Sprinkenhof GmbH Postanschrift: Burchardstraße 8 Ort: Hamburg NUTS-Code: DE600 Hamburg Postleitzahl: 20095 Land: Deutschland E-Mail: [6]sprvergabestelle@sprinkenhof.de Fax: +49 40330754 Internet-Adresse(n): Hauptadresse: [7]https://www.sprinkenhof.de/ I.3)Kommunikation Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: [8]https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/DownloadTe nderFiles.ashx?subProjectId=npydECVTtZ0%253d Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: [9]https://www.deutsche-evergabe.de I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers Andere: Städtische GmbH I.5)Haupttätigkeit(en) Andere Tätigkeit: Projektentwicklung und Immobiliengesellschaft für die Freie und Hansestadt Hamburg Abschnitt II: Gegenstand II.1)Umfang der Beschaffung II.1.1)Bezeichnung des Auftrags: Projektmanager Digitalisierung Referenznummer der Bekanntmachung: 2020_SpriG_VS_Projektmanager_Digitalisierung_2 II.1.2)CPV-Code Hauptteil 72224000 Beratung im Bereich Projektleitung II.1.3)Art des Auftrags Dienstleistungen II.1.4)Kurze Beschreibung: Das Digitalisierungsprojekt wurde bei der Sprinkenhof bereits mit der Umstellung auf die digitale Bearbeitung von Rechnungen in 2019 gestartet. In den weiteren Ausbaustufen sollen alle Akten im Asset Management digitalisiert, den eingehenden Schriftverkehr die Prozesse entsprechend angepasst sowie zukünftige Phasen (Ablösung der Netzlaufwerke, Übernahme der Archivdateien aus Outlook, etc.) begleitet werden. Das Dokumentenmanagementsystem nscale der Fa. Ceyoniq ist im Einsatz und es werden bereits Rechnungen in Papierform gescannt bzw. elektronische Rechnungen verarbeitet. Es können Pläne bis DIN A0 digitalisiert werden. Das Scannen erfolgt durch einen Dienstleister. Zur Steuerung dieser Projekte sucht die Sprinkenhof einen Projektleiter, der die nachfolgend beschriebenen Tätigkeiten übernimmt. Hierbei geht die Sprinkenhof davon aus, dass die Tätigkeiten durch eine Person wahrgenommen werden. Es ist ausdrücklich kein Team anzubieten. Die Leistung kann nur in Ausnahmen (Corona und Gruppenaufteilung) und in Abstimmung mit dem Abteilungsleiter remote erbracht werden. Ansonsten muss die Leistung vollständig vor Ort erbracht werden. Zu den Aufgaben gehören: Aufbau und Dokumentation der Projektorganisation inkl. der Eskalationsebenen; Management des Gesamtprojektes mit den verschiedenen Teilprojekten und regelmäßiges Reporting über den Projektfortschritt; Regelmäßiger Bericht an den Servicebereichsleiter IT; Organisation und Durchführung von Workshops zur Klärung von fachlichen Fragen; Abstimmung und Dokumentation der Anforderungen an die Digitalisierung mit allen Unternehmensbereichen; Erstellung der Leistungsbeschreibungen für die notwendigen Ausschreibungen; Modellierung, Abstimmung und Dokumentation der Prozesse im Hinblick auf die digitalen Bearbeitungsprozesse; Klärung des Schulungsbedarfs und Organisation der Schulungen; Abstimmung des Prozesses und Steuerung des externen Dienstleisters bei der Digitalisierung der Akten und des Schriftverkehrs (wie werden die Akten an den Dienstleister übergeben, wie werden Akten angefordert, wie findet die Qualitätskontrolle statt, ...); Ansprechpartner für Parallelprojekte bei der Sprinkenhof (z. B. der Einbindung des CAFM-Systems); Change Management; Die Beauftragung erfolgt zunächst für das Jahr 2021. Die Beauftragung für das Jahr 2022 erfolgt optional. II.1.5)Geschätzter Gesamtwert II.1.6)Angaben zu den Losen Aufteilung des Auftrags in Lose: nein II.2)Beschreibung II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s) 72224000 Beratung im Bereich Projektleitung II.2.3)Erfüllungsort NUTS-Code: DE600 Hamburg Hauptort der Ausführung: Hamburg II.2.4)Beschreibung der Beschaffung: Die Sprinkenhof GmbH hat verschiedene Digitalisierungsprojekte aufgesetzt, die im Rahmen der Tätigkeiten zu einem Gesamtprojekt zusammengeführt und koordiniert werden sollen. Ansprechpartner für den Aufbau der digitalen Akten; Digitalisierung der kaufmännischen und technischen Akten; (Vorbereitung der Ausschreibung (Erstellung und Abstimmung der Leistungsbeschreibung), interne Abstimmung der Prozesse, Begleitung der Ausschreibung, Begleitung der Umsetzung.); Modellierung und Abstimmung der Prozesse mit den Fachbereichen zur Umsetzung der digitalen Akten; Begleitung der Einführung des Scans des eingehenden Schriftverkehrs; Unternehmensweite Abstimmung der Digitalisierung u. a. auch mit den von den ersten Maßnahmen nicht betroffenen Unternehmensbereichen. Die Beauftragung erfolgt zunächst für das Jahr 2021. Die Beauftragung für das Jahr 2022 erfolgt optional. Das Digitalisierungsprojekt wurde bei der Sprinkenhof bereits mit der Umstellung auf die digitale Bearbeitung von Rechnungen in 2019 gestartet. In den weiteren Ausbaustufen sollen alle Akten im Asset Management digitalisiert, der eingehende Schriftverkehr für die Prozesse entsprechend angepasst sowie zukünftige Phasen (Ablösung der Netzlaufwerke, Übernahme der Archivdateien aus Outlook, etc.) begleitet werden. Das Dokumentenmanagementsystem nscale der Fa. Ceyoniq ist im Einsatz und es werden bereits Rechnungen in Papierform gescannt bzw. elektronische Rechnungen verarbeitet. Es können Pläne bis DIN A0 digitalisiert werden. Das Scannen erfolgt durch einen Dienstleister. Zur Steuerung dieser Projekte sucht die Sprinkenhof einen Projektleiter, der die nachfolgend beschriebenen Tätigkeiten übernimmt. Hierbei geht die Sprinkenhof davon aus, dass die Tätigkeiten durch eine Person wahrgenommen werden. Es ist ausdrücklich kein Team anzubieten. Die Leistung kann nur in Ausnahmefällen (Corona und Gruppenaufteilung) und in Abstimmung mit dem Abteilungsleiter remote erbracht werden. Ansonsten ist die Leistung vollständig vor Ort zu erbringen. Zu den Aufgaben gehören: Aufbau und Dokumentation der Projektorganisation inkl. der Eskalationsebenen; Management des Gesamtprojektes mit den verschiedenen Teilprojekten und regelmäßiges Reporting über den Projektfortschritt; Regelmäßiger Bericht an den Servicebereichsleiter IT; Organisation und Durchführung von Workshops zur Klärung von fachlichen Fragen; Abstimmung und Dokumentation der Anforderungen an die Digitalisierung mit allen Unternehmensbereichen; Erstellung der Leistungsbeschreibungen für die notwendigen Ausschreibungen; Modellierung, Abstimmung und Dokumentation der Prozesse im Hinblick auf die digitalen Bearbeitungsprozesse; Klärung des Schulungsbedarfs und Organisation der Schulungen; Abstimmung des Prozesses und Steuerung des externen Dienstleisters bei der Digitalisierung der Akten und des Schriftverkehrs (wie werden die Akten an den Dienstleister übergeben, wie werden Akten angefordert, wie findet die Qualitätskontrolle statt, ...); Ansprechpartner für Parallelprojekte bei der Sprinkenhof (z. B. der Einbindung des CAFM-Systems); Change Management. II.2.5)Zuschlagskriterien Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt II.2.6)Geschätzter Wert II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems Laufzeit in Monaten: 12 Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein II.2.11)Angaben zu Optionen Optionen: ja Beschreibung der Optionen: Die Beauftragung erfolgt zunächst für das Jahr 2021. Die Beauftragung für das Jahr 2022 erfolgt optional. II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein II.2.14)Zusätzliche Angaben Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben III.1)Teilnahmebedingungen III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: 1. Formblatt Angebot mit Angabe der Preise (Anlage 1), 2. Paraphierter EVB IT Dienstleistungsvertrag Kurzfassung (Anlage 2), 3. Paraphierter EVB IT Dienstleistungsvertrag AGB (Anlage 3), 4. Vollständig ausgefülltes Formblatt Bewerbungsbogen (Anlage 7), 5. Ggf. Formblatt Bietergemeinschaftserklärung (Anlage 8), 6. Ggf. Formblatt Nachunternehmer/ Eignungsleihe (Anlage 9), 7. Nachweis einer der nachfolgenden Projektmanagement-Zertifizierungen (PMI, IPMA, Prince2), 8. Nachweis einer aktuellen Berufshaftpflichtversicherung, 9. Mindestens 3 Projektreferenzen über vergleichbare Leistungen (die Anforderungen für diese Referenzen sind Ziffer 3.2.2 Nr. 1 a-c zu entnehmen), 10. Mindestens 3 persönliche Projektreferenzen des Projektleiters über vergleichbare Leistungen (die Anforderungen für diese Referenzen sind Ziffer 4.3.1 zu entnehmen). Hinweis: Die eingereichten Projektreferenzen müssen nachweislich vom Projektleiter erbracht worden sein. Zur Bewertung werden die 3 besten Projektreferenzen herangezogen. 11. Vorlage eines Konzeptes für die Vorgehensweise und Umsetzung der Digitalisierung von Akten (max. 5 DIN A4-Seiten), 12. Darstellung der fachlichen Kompetenz des Projektleiters (max. 4 DIN A4-Seiten), 13. Lebenslauf des Projektleiters (max. 1 DIN A4-Seite) (wird nicht gewertet). Möglicherweise geforderte Mindeststandards: 1. Nachweis von mindestens 3 unterschiedlichen Projektreferenzen, die die folgenden Mindestanforderungen jeweils erfüllen: a) Es müssen 2 Projektreferenzen, die die Digitalisierung von Akten (z. B. Steuerung des Scan-Prozesses) zum Gegenstand haben, eingereicht werden. b) Zudem muss 1 Projektreferenz, die die Modellierung und Umsetzung von Arbeitsabläufen bei der Einführung von digitalen Akten zum Gegenstand hat, eingereicht werden. c) Die Projektreferenzen dürfen nicht vor dem 1.1.2015 abgeschlossen worden sein. 2. Vorlage eines Konzeptes für die Vorgehensweise und Umsetzung der Digitalisierung von Akten (max. 5 DIN A4-Seiten) 3. Darstellung der fachlichen Kompetenz des Projektleiters (max. 4 DIN A4-Seiten) 4. Nachweis einer aktuellen Berufshaftpflichtversicherung in Höhe der folgenden Deckungssummen oder Abgabe einer Eigenerklärung, die bestätigt, dass die Berufshaftpflichtversicherung im Auftragsfall auf die geforderten Höhen angehoben oder eine objektbezogene Versicherung abgeschlossen wird: für Personenschäden 1 000 000 EUR; für sonstige Vermögensschäden 500 000 EUR. Alle Summen sind zweifach maximiert pro Jahr. 5. Nachweis einer der nachfolgenden Projektmanagement-Zertifizierungen PMI; IPMA; Prince2. III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Möglicherweise geforderte Mindeststandards: 1. Nachweis von mindestens 3 unterschiedlichen Projektreferenzen, die die folgenden Mindestanforderungen jeweils erfüllen: a) Es müssen 2 Projektreferenzen, die die Digitalisierung von Akten (z. B. Steuerung des Scan-Prozesses) zum Gegenstand haben, eingereicht werden. b) Zudem muss 1 Projektreferenz, die die Modellierung und Umsetzung von Arbeitsabläufen bei der Einführung von digitalen Akten zum Gegenstand hat, eingereicht werden. c) Die Projektreferenzen dürfen nicht vor dem 1.1.2015 abgeschlossen worden sein. 2. Vorlage eines Konzeptes für die Vorgehensweise und Umsetzung der Digitalisierung von Akten (max. 5 DIN A4-Seiten) 3. Darstellung der fachlichen Kompetenz des Projektleiters (max. 4 DIN A4-Seiten) 4. Nachweis einer aktuellen Berufshaftpflichtversicherung in Höhe der folgenden Deckungssummen oder Abgabe einer Eigenerklärung, die bestätigt, dass die Berufshaftpflichtversicherung im Auftragsfall auf die geforderten Höhen angehoben oder eine objektbezogene Versicherung abgeschlossen wird: für Personenschäden 1 000 000 EUR; für sonstige Vermögensschäden 500 000 EUR. Alle Summen sind zweifach maximiert pro Jahr. 5. Nachweis einer der nachfolgenden Projektmanagement-Zertifizierungen PMI; IPMA; Prince2. Abschnitt IV: Verfahren IV.1)Beschreibung IV.1.1)Verfahrensart Offenes Verfahren IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA) Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja IV.2)Verwaltungsangaben IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge Tag: 18/12/2020 Ortszeit: 09:00 IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch IV.2.6)Bindefrist des Angebots Das Angebot muss gültig bleiben bis: 15/02/2021 IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote Tag: 18/12/2020 Ortszeit: 09:00 Abschnitt VI: Weitere Angaben VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen Aufträge werden elektronisch erteilt VI.3)Zusätzliche Angaben: VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren Offizielle Bezeichnung: Finanzbehörde Vergaberecht, Gebühren, Vergabekammer, Enteignungsbehörde Postanschrift: Große Bleichen 27 Ort: Hamburg Postleitzahl: 20354 Land: Deutschland VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung: 17/11/2020 References 6. mailto:sprvergabestelle@sprinkenhof.de?subject=TED 7. https://www.sprinkenhof.de/ 8. https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/DownloadTenderFiles.ashx?subProjectId=npydECVTtZ0%253d 9. https://www.deutsche-evergabe.de/ -------------------------------------------------------------------------------- Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for: The Office for Official Publications of the European Communities The Federal Office of Foreign Trade Information Phone: +49 6082-910101, Fax: +49 6082-910200, URL: http://www.icc-hofmann.de