Ausschreibungen und Aufträge: Datenarchivierung - DE-Bielefeld Datenarchivierung Dokument Nr...: 237939-2020 (ID: 2020052209140452208) Veröffentlicht: 22.05.2020 * DE-Bielefeld: Datenarchivierung 2020/S 99/2020 237939 Bekanntmachung vergebener Aufträge Ergebnisse des Vergabeverfahrens Dienstleistungen Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber I.1)Name und Adressen Offizielle Bezeichnung: Stadt Bielefeld Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen Postanschrift: Niederwall 23 Ort: Bielefeld NUTS-Code: DEA41 Postleitzahl: 33602 Land: Deutschland Kontaktstelle(n): Zentrale Vergabestelle E-Mail: [6]jakob.sawatzky@bielefeld.de Telefon: +49 521513244 Fax: +49 521513350 Internet-Adresse(n): Hauptadresse: [7]http://www.bielefeld.de/de/rv/bgn/sus/ I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers Regional- oder Kommunalbehörde I.5)Haupttätigkeit(en) Allgemeine öffentliche Verwaltung Abschnitt II: Gegenstand II.1)Umfang der Beschaffung II.1.1)Bezeichnung des Auftrags: Digitalisierung des Hausaktenarchivs und weiterer Archive des Bauamtes Referenznummer der Bekanntmachung: 100.31-4637 EX II.1.2)CPV-Code Hauptteil 72252000 II.1.3)Art des Auftrags Dienstleistungen II.1.4)Kurze Beschreibung: Das Bauamt der Stadt Bielefeld beabsichtigt das gesamte Hausaktenarchiv, inklusive dem Statik-Archiv und den vorhandenen Mikrofichen zu digitalisieren. II.1.6)Angaben zu den Losen Aufteilung des Auftrags in Lose: nein II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) Wert ohne MwSt.: 1 411 415.00 EUR II.2)Beschreibung II.2.1)Bezeichnung des Auftrags: II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s) II.2.3)Erfüllungsort NUTS-Code: DEA41 Hauptort der Ausführung: Stadt Bielefeld Bauamt August-Bebel-Str. 92 33602 Bielefeld Abholungsort ist in der Regel das Hausaktenarchiv des Bauamtes, Anschrift w. o. Das Statikarchiv befindet sich in der Tiefgarage des Kesselbrinks in Bielefeld. Andere Archivorte sind innerhalb des Technischen Rathauses und im Lenkwerk, Am Stadtholz 24 in Bielefeld. II.2.4)Beschreibung der Beschaffung: Die Digitalisate haben im Rahmen des vom Gesetzgeber vorgeschriebenen ordnungsgemäßen Verwaltungshandelns über die unmittelbare Bearbeitung hinaus auch eine Beweisfunktion zu erfüllen und müssen auch in elektronischer Form den Kriterien Vollständigkeit, Integrität, Authentizität, Nachvollziehbarkeit und Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns genügen. Für die Verpackung und Abholung der zu digitalisierenden Akten, stellt der Auftragnehmer rechtzeitig entsprechendes Verpackungsmaterial (Kartons/Kisten) sowie Paletten (zur Stapelung der Kartons/Kisten) zur Verfügung. Die Kosten hierfür sind in der Preiskalkulation zu berücksichtigen. Der Transport der Akten erfolgt durch den Auftragsnehmer in geeigneten Behältnissen und geeigneten und abschließbaren Fahrzeugen. Transporttermine sind mit dem Bauamt zeitlich und organisatorisch abzustimmen. Der Transport, insbesondere die Übergabe, ist entsprechend zu dokumentieren. Abholungsort ist in der Regel das Hausaktenarchiv des Bauamtes, Anschrift w. o. Das Statikarchiv befindet sich in der Tiefgarage des Kesselbrinks. Andere Archivorte sind innerhalb des Technischen Rathauses und im Lenkwerk, Am Stadtholz 24 in Bielefeld. Bei jedem Hin- und Rücktransport der Akten sind die Anforderungen des Datenschutzes zwingend einzuhalten und einmalig verbindlich zu bestätigen. Generell werden die Akten, nach einer Freigabeerteilung (ca. 2 Monate) des Auftraggebers, zeitnah und datenschutzgerecht vom Auftragnehmer vernichtet. Die Einhaltung des Datenschutzes ist verbindlich nachzuweisen. Der Auftraggeber fordert vom Auftragnehmer nach beliebiger Auswahl Akten zur stichprobenhaften Qualitätskontrolle zurück. Die Vernichtung hat nach der DIN 66399 zu erfolgen. Als Ausnahme gelten ca. 10 000 Akten mit einer besonderen Markierung (z. B. ein farblicher Punkt auf dem Aktendeckel) oder in einem extra Transportbehälter gepackte Akten. Diese Akten müssen nach dem Scanvorgang in die ursprüngliche Reihenfolge einschließlich der Scans > DIN A3 (ohne Aktendeckel, gebündelt mit Gummiband) zurück an den Auftraggeber gebracht werden. Der Aktendeckel ist zu vernichten. II.2.5)Zuschlagskriterien Qualitätskriterium - Name: Qualität der Probedigitalisate / Gewichtung: 25 % Qualitätskriterium - Name: Frist Abholung/Anforderung Akten und Lieferung der Daten / Gewichtung: 10 % Qualitätskriterium - Name: Umfang der Digitalisierung wöchentlich / Gewichtung: 5 % Qualitätskriterium - Name: Entfernung Abholungs- und Erfüllungsort (Umweltaspekt) / Gewichtung: 5 % Qualitätskriterium - Name: Qualität der Referenz / Gewichtung: 5 % Preis - Gewichtung: 50 % II.2.11)Angaben zu Optionen Optionen: ja Beschreibung der Optionen: Optional sollen die Archive mit den Denkmalakten, den Förderakten der Wohnungsbauförderung und der Städtebauförderung und zusätzlich das Baulastenverzeichnis digitalisiert werden. Dieses ist davon abhängig, welche Mittel aufgrund von politischen Entscheidungen insgesamt für die Digitalisierung zur Verfügung stehen. Denkmal- und Förderakten (optional) Die ca. 650 Denkmal- und 8 000 Förderakten und ca. 100 Stück gerollte großformatige Pläne sollen optional analog zu den Hausakten digitalisiert werden. Es handelt sich um ungefähr 315 Meter Akten, die in unterschiedlichen Formen (Hängeregister, Aktenordner, gerollte Pläne) archiviert sind. Die Größe der Dokumente variiert zwischen <= DIN A4, DIN A3 und DIN A0. Die Papierqualität und Heftung ist vergleichbar mit den Hausakten. Sämtliche Dokumente sind nach den Vorgaben der o. a. Hausakte zu scannen. Diese Akten befinden sich zum Teil im Technischen Rathaus und zum Teil im Lenkwerk. Beide Übergabeorte können mit Handhubwagen angefahren werden. Auch am Lenkwerk ist eine kurze Rampe zu überwinden, deren Steigungswinkel allerdings erheblich über dem zulässigen Wert einer Barrierefreiheit liegt. Nach der Digitalisierung werden die Digitalisate durch das Bauamt stichprobenhaft einer Qualitätskontrolle unterzogen (ca. 4 Wochen). Die Denkmalakten sind wieder ursprünglich zurückzuheften und an den Auftraggeber zurückzugeben. Sämtliche Förderakten sind nach einer Qualitätskontrolle (Freigabe) zu vernichten. Baulasturkunden (optional) Das Baulastverzeichnis besteht aus ca. 27 000 Baulasturkunden. Eine Baulasturkunde besteht aus DIN A4-Papier und in der Regel ein oder 2 DIN A3 bis DIN A0-Plänen. Die Urkunden sind gesiegelt und zusammengeklebt oder gebunden. Von den Urkunden sind ausschließlich die Pläne nach den Vorgaben der o. g. Hausakte zu scannen mit der Besonderheit, dass Siegel nicht gebrochen werden, die Verklebung oder Bindung der Urkunden also nicht gelöst/entfernt werden darf. Gesiegelte Dokumente sind generell mit Hilfe eines Flachbettscanners zu digitalisieren. Sämtliche Baulasturkunden sind wieder ursprünglich zurückzuheften und an den Auftraggeber zurückzugeben. Diese Unterlagen befinden sich im Technischen Rathaus. Der Übergabeort kann mit einem Handhubwagen angefahren werden. Dabei ist eine Steigung zu überwinden, die rollstuhlgerecht hergestellt ist. II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein II.2.14)Zusätzliche Angaben Bei Überschreitung der oben unter Beginn und Dauer angegebenen Fristen gilt je vollendete Woche der Überschreitung eine Vertragsstrafe in Höhe von 0,5 % der auf die jeweilige Option (Hausaktenarchiv, Förderakten, Denkmalakten, Baulasturkunden) entfallenden Auftragssumme als vereinbart, höchstens jedoch 5 % der Auftragssumme. Abschnitt IV: Verfahren IV.1)Beschreibung IV.1.1)Verfahrensart Offenes Verfahren IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem IV.1.6)Angaben zur elektronischen Auktion IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA) Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja IV.2)Verwaltungsangaben IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren Bekanntmachungsnummer im ABl.: [8]2019/S 227-557431 IV.2.8)Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems IV.2.9)Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation Abschnitt V: Auftragsvergabe Auftrags-Nr.: 1 Los-Nr.: 1 Bezeichnung des Auftrags: Digitalisierung des Hausaktenarchivs und weiterer Archive des Bauamtes Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja V.2)Auftragsvergabe V.2.1)Tag des Vertragsabschlusses: 08/04/2020 V.2.2)Angaben zu den Angeboten Anzahl der eingegangenen Angebote: 4 Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein V.2.3)Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde Offizielle Bezeichnung: Rosenberger GmbH & Co. KG Ort: Bielefeld NUTS-Code: DEA41 Land: Deutschland Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses (ohne MwSt.) Gesamtwert des Auftrags/Loses: 1 411 415.00 EUR V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen Abschnitt VI: Weitere Angaben VI.3)Zusätzliche Angaben: Der Bieter verpflichtet sich, pro Woche durchschnittlich mindestens 600 Akten zu digitalisieren. Zwischen Abholung der Akten und der Lieferung der Daten darf eine Frist von 5 Arbeitstagen nicht überschritten werden. Die Organisation der Abholung erfolgt nach Auftragserteilung. Der AG stellt pro Woche bis zu 1 000 Akten zur Verfügung. Die analogen und digitalen Informationen dürfen nicht an Unbefugte weitergelangen oder gegeben werden. Der Dienstleister hat den Datenschutz zu gewährleisten, seine Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter und alle am Prozess Beteiligten müssen der Verschwiegenheit verpflichtet sein. Originale dürfen nicht außerhalb der Geschäftsräume des Dienstleisters bearbeitet werden. Der Nachweis einer Zertifizierung nach ISO 27001 ist zu erbringen. Die Akten dürfen aus datenschutzrechtlichen Gründen das Gebiet der Bundesrepublik Deutschland nicht verlassen. Die Festpreisbindung gilt bis zum Ablauf des 2. Vertragsjahres. Eine marktübliche Preiserhöhung ist nur einvernehmlich und frühestens 2 Jahre nach Vertragsbeginn möglich und ist spätestens 3 Monate vor Ablauf der Festpreisbindung zu beantragen. Sollte eine der Optionen erst nach diesem Zeitraum beauftragt werden, muss die Beantragung innerhalb von 1 Monat erfolgen. Die neuen Preise gelten jeweils mindestens 1 Jahr. Der Dienstleister stellt dem Auftraggeber während der Projektlaufzeit kostenfrei ein virengeprüftes Abrechnungstool zur Verfügung. Hierdurch muss die Anzahl aller PDF-Dateien, die Anzahl der Blätter <= DIN A3 und die Anzahl der Blätter > DIN A3 aufsummiert und gelistet sein. Es muss die Möglichkeit bestehen, einzelne Verzeichnisstrukturen auszuwählen. Das Tool wird zur Kontrolle einer vom Auftraggeber erstellten Rechnung benötigt. Die Rechnungsstellung soll monatlich für den vergangenen Monat erfolgen. Der Dienstleister stellt dem Auftraggeber während der Projektlaufzeit kostenfrei ein Erfassungstool zur Verfügung. Damit wird durch den AG pro Objekt ein Barcodeblatt erzeugt. Dieses Barcodeblatt wird als Deckblatt vorangestellt. Dieses Deckblatt enthält Kriterien wie z. B. Straße, Hausnummer/+zusatz und Koordinaten. Die genaue Definition erfolgt nach Auftragserteilung. Der Auftragnehmer ist zur Einhaltung der Vorgaben des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen verpflichtet. Bekanntmachungs-ID: CXPWYDZ9Z56 VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9 Ort: Münster Postleitzahl: D-48147 Land: Deutschland E-Mail: [9]vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de Telefon: +49 2514111691 Fax: +49 2514112165 VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Gem. § 160 Abs.1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gem. § 160 Abs. 3 Nr. 4 unzulässig, wenn der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichung des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. Des Weiteren ist gem. § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9 Ort: Münster Postleitzahl: D-48147 Land: Deutschland E-Mail: [10]vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de Telefon: +49 2514111691 Fax: +49 2514112165 VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung: 19/05/2020 References 6. mailto:jakob.sawatzky@bielefeld.de?subject=TED 7. http://www.bielefeld.de/de/rv/bgn/sus/ 8. https://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOTICE:557431-2019:TEXT:DE:HTML 9. mailto:vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de?subject=TED 10. mailto:vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de?subject=TED -------------------------------------------------------------------------------- Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for: The Office for Official Publications of the European Communities The Federal Office of Foreign Trade Information Phone: +49 6082-910101, Fax: +49 6082-910200, URL: http://www.icc-hofmann.de